что значит административно хозяйственная деятельность

ФНС России «Разобраться в порядке получения субсидии на нерабочие дни поможет промостраница»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

РАЗОБРАТЬСЯ В ПОРЯДКЕ ПОЛУЧЕНИЯ СУБСИДИИ

НА НЕРАБОЧИЕ ДНИ ПОМОЖЕТ ПРОМОСТРАНИЦА

Всю информацию о субсидии на нерабочие дни для МСП и СОНКО, пострадавших от распространения коронавирусной инфекции, можно получить на промостранице. Тут приведена формула ее расчета в зависимости от категории налогоплательщика, основные требования к заявителям, а также порядок ее получения.

Напоминаем, что выплата субсидии производится на основании налоговой отчетности (РСВ), представленной в установленный срок компаниями и ИП, которые:

— на 10 июля 2021 года включены в реестр МСП или являются социально-ориентированной некоммерческой организацией и по состоянию на 1 июля 2021 года указаны в соответствующих реестрах (Постановления N 847, N 906);

— в соответствии с правилами входят по ОКВЭД в актуальный перечень пострадавших отраслей экономики;

— по состоянию на 1 июля 2021 года не имеют задолженности по налогам и страховым взносам, превышающей 3 000 рублей;

— организация не находится в процессе ликвидации, процедуре банкротства, в ее отношении не принято решение о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ, а индивидуальный предприниматель не прекратил деятельность, не снят с учета, не принято решение о предстоящем исключении из ЕГРИП.

Заявление на получение субсидии следует направить с 1 ноября по 15 декабря 2021 года через личный кабинет налогоплательщика, ТКС или по почте. Оно будет рассмотрено в течение пяти рабочих дней. Если все условия соблюдены, ФНС России рассчитает субсидию, а Федеральное казначейство произведет выплату в течение трех рабочих дней. Об этом налогоплательщик будет проинформирован выбранным способом.

Источник

Отдел АХО: как выбрать руководителя и организовать работу

Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации. Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.

Заниматься административно-хозяйственной деятельностью должна команда специалистов. Список состоит из следующих должностей:

Оптимальное соотношение — 15 сотрудников АХО на 1000 работников.

Набор функций отдела и непосредственно директора АХО зависит от специфики работы организации и выделенного бюджета. Анализ вакансий рекрутинговых сайтов показывает, что потребность в руководителях административно-хозяйственной части на отечественном рынке довольно высока. В них нуждаются и заводы, и инжиниринговые фирмы, и телекоммуникационные компании, и футбольные клубы.

Из числа общих функций отдела АХО можно выделить:

Как организовать работу отдела АХО в компании

Функции, права и обязанности сотрудников отдела АХО, требования к их квалификации нужно закрепить в должностных инструкциях. Отдел АХО должен быть независимым и подчиняться напрямую руководителю организации или его заместителю.

В нормативно-правовом отношении отдел АХО обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, своевременно проводить ремонтные работы, следить за состоянием технического оборудования, обеспечивать соблюдение техники противопожарной безопасности, санитарного и противоэпидемического режимов.

Контролировать исполнение всех поставленных перед отделом задач, определять меры поощрения и наказания для сотрудников должен руководитель АХО.

Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату

У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.

Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО. На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.

Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.

Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:

Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.

Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»

Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.

Как служба АХО взаимодействует с другими отделами

Отдел АХО получает заявки от других отделов. Схему взаимодействия с ними нужно выстроить максимально эффективно. Разберём подробнее, с кем и как взаимодействует АХО.

Отделов может быть и больше. Для всех отдел АХО должен обеспечить комфортную и бесперебойную работу.

С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО

Работу в новой организации руководитель АХО может начать с построения плана административно-хозяйственной деятельности. Оптимальный вариант — составить матрицу всех бизнес-процессов в компании, указать все отделы, которые участвуют в процессе. Нужно отметить, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Составить список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Запланировать срочные закупки, приуроченные к конкретному событию в организации. Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.

Получить полное представление о принципах административно-хозяйственной деятельности, разобрать на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы вы сможете на курсе «Руководитель АХО» в Учебном центе «Финконт».

Источник

Административно-хозяйственная деятельность в компании

В любой компании есть несколько функций, без которых она обойтись никак не может, вне зависимости от того, чем данная компания занимается. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа. В данной статье речь пойдет о наиболее значимых административно-хозяйственных функциях в компаниях, о должностях, которые эти функции могут выполнять, о месте и роли данной функции в структуре компании, а также более подробно о некоторых административных функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания.

Несмотря на то, что административно-хозяйственные функции в различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов. Рассмотрим наиболее типичные административно-хозяйственные функции, а также влияние на них текущих задач и ситуации в компании.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

1) Текущее обеспечение деятельности:

3) Эксплуатация здания, помещения, территории:

4) Организационная работа:

5) Взаимоотношения со сторонними организациями:

6) Внутреннее информирование персонала:

Хотим обратить внимание, что часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо разовую, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».

Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача – помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.

На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:

То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.

В качестве иллюстрации приведем два примера.

Крупное промышленное предприятие поставило цель – выйти на международный уровень и приблизить стандарты своей работы к общемировым. Планировалось развивать международное сотрудничество и принимать делегации. Предприятие владеет несколькими производственными зданиями (5 цехов, административный корпус, проходная, котельная, столовая, теплица), имеет собственную территорию. Руководство поставило задачу реорганизовать административно-хозяйственные подразделения с учетом новых требований. До преобразований на предприятии существовал административно-хозяйственный отдел, в который входили: канцелярия, архив, машинописное бюро, курьерская служба, дизайнер, уборщицы, дворники. Примечательно, что АХО подчинялся коммерческому(!) директору, который, естественно, очень редко вообще вспоминал про существование этого отдела. Кроме того, как отдельные подразделения, которые подчинялись напрямую директору завода, существовали следующие службы: отдел озеленения, транспортный цех, столовая, заводская многотиражка. Некоторые административно-хозяйственные функции вообще не были ни за кем закреплены, из-за чего регулярно возникали проблемы. Так, за мелкий бытовой ремонт никто не отвечал, и все руководители решали такие вопросы как могли, привлекая к работе своих подчиненных, которые лучше других разбирались в технике. Также не осуществлялась централизованная закупка канцтоваров и хозинвертаря, а также офисного оборудования. Опять же каждый руководитель отдела закупал все необходимое самостоятельно, никто не отслеживал сметы на эти расходы.

Руководство завода видело неэффективность данного направления и решило провести реорганизацию. В итоге было создано отдельное подразделение, которое возглавил заместитель директора по общим вопросам (новая должность). Ему были подчинены следующие службы: АХО, столовая, транспортный цех, отдел по благоустройству территории и озеленению, служба безопасности, многотиражка.

Претерпела изменения и структура административно-хозяйственного отдела. В него вошли:

Таким образом, было введено два новых отдела (административный сектор и сектор обеспечения текущей деятельности), упразднено машинописное бюро (в связи с переходом на электронный документооборот) и курьерская служба (расчет показал, что услуги сторонних организаций обходятся дешевле). Дворники перешли в подчинение отделу по благоустройству территории. В результате преобразований существенно сократились расходы за счет освобождения основных подразделений от выполнения несвойственных функций (ремонт, закупки), а также за счет того, что осуществление централизованных закупок канцтоваров и хозинвентаря позволило получать существенные скидки за объем, а также привело к необходимости точного учета расходования канцтоваров, что тоже дало существенную экономию.

Небольшая организация (издательский бизнес) арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание (столовая) обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь. По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями:

Таким образом, мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:

Формат статьи не предоставляет возможности подробно рассмотреть каждую из функций административно-хозяйственного отдела, поэтому остановимся только на двух функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания. По нашему опыту, нарекания к административно-хозяйственному отделу чаще всего возникают по следующим вопросам:

Так как эти задачи относятся к разряду межфункциональных, то чаще всего проблемы возникают из-за несогласованности действия различных подразделений. В данной ситуации роль АХО заключается в организации всего процесса и согласовании работы всех служб. А так как претензии обычно относятся к срокам выполнения этих задач, то очевидно, что проблемы лежат в так называемом сетевом планировании. Рассмотрим, каким образом лучше построить организацию выполнения каждой из этих задач.

Организация рабочих мест

Так как новые рабочие места в компаниях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать, и что в какой последовательности лучше предпринимать. Особенно это актуально для компаний, которые поставили цели активного развития, что чаще всего связано с расширением штатов.

Первое, с чего необходимо начать данную работу – это составить описание рабочего места. Такое описание должно включать перечень необходимой мебели и оборудования для типичного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности (топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель) и специфики деятельности (наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.п.).

В идеале лучше составить описание рабочего места каждой должности. Однако это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных (специфичных) должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды. Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами – наличие мест ожидания посетителей. А для главного бухгалтера – сейф.

Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника.

Показатель

Значение показателя

Примечание*

Площадь рабочего места

Исходя их этого показателя рассчитывается максимально допустимое количество рабочих мест в каждом рабочем помещении

Достаточно общего освещения

Для некоторых рабочих мест может требоваться дополнительное местное освещение

Источник

Что значит административно хозяйственная деятельность

82

Деятельность административно-хозяйственная, вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации, деятельность по предоставлению прочих вспомогательных услуг для бизнеса

Эта группировка включает:

— предоставление широкого диапазона ежедневных административных услуг за вознаграждение или на договорной основе, а также по расширению обычной деятельности служб поддержки предприятия

Эта группировка также включает:

— деятельность служб поддержки, обычно осуществляемую фирмами, не отнесенную к другим группировкам

Фирмы, отнесенные к этой группировке, не подбирают персонал для выполнения полного цикла бизнес-процессов на предприятии

Деятельность административно-хозяйственная и вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации

Эта группировка включает:

— предоставление широкого диапазона ежедневных административных услуг за вознаграждение или на договорной основе, например по финансовому планированию, по выставлению счетов и ведению записей, управлению персоналом и логистике

Эта группировка также включает:

— вспомогательную деятельность для других предприятий за вознаграждение или на договорной основе, расширяющую обычные функции собственной службы поддержки предприятия

Компании, классифицированные в данной группировке, не подбирают персонал для выполнения полного цикла бизнес-процессов. Компании, занятые только одним конкретным видом этой деятельности, классифицированы согласно этому виду деятельности

Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации

Эта группировка включает:

— комплексные ежедневные административные услуги, предоставляемые за вознаграждение или на договорной основе, такие как услуги приемной, финансового планирования, регистрации, выставления счетов, руководства персоналом и рассылки почтовых сообщений и т.д.

Эта группировка не включает:

— предоставление только одной из услуг, см. соответствующую этой услуге группировку;

— подбор персонала без руководства им, см. 78

Деятельность по фотокопированию и подготовке документов и прочая специализированная вспомогательная деятельность по обеспечению деятельности офиса

Эта группировка включает:

— копирование, подготовку документов и прочую специализированную вспомогательную деятельность по поддержке функционирования организации

Включаемая в нее деятельность по копированию и печатанию документов носит краткосрочный характер

Эта группировка включает:

— редактирование или корректирование документов;

— печатание и обработку текстов;

— переписывание документов и другие секретарские услуги;

— написание писем и резюме;

— услуги аренды почтовых ящиков и других почтовых и посылочных услуг, например по предварительной сортировке, написанию адресов и т.п.;

— прочие услуги копирования документов (без услуг печати, например офсетной печати, быстрой печати, цифровой печати, услуг предпечатной подготовки)

Эта группировка не включает:

— печать документов (офсетную печать, быструю печать и т.д.), см. 18.12;

— предоставление услуг предпечатной подготовки, см. 18.13;

— разработку и организацию почтовых рекламных кампаний, см. 73.11;

— деятельность в области стенографирования и почтовых отправлений, см. 82.99;

— услуги общественной стенографии, см. 82.99

Деятельность центров обработки телефонных вызовов

Деятельность центров обработки телефонных вызовов

Эта группировка включает:

— деятельность центров обработки телефонных вызовов, осуществляющих обработку телефонных вызовов пользователей с использованием автоматической системы перераспределения вызовов, компьютерной телефонии или системы интерактивного речевого взаимодействия или подобных методов приема заказа, предоставления информации о товаре, оказания помощи по запросу клиента или рассмотрения жалоб клиента, деятельность центров обработки исходящих вызовов, использующих подобные методы для продажи и рекламы товаров и услуг потенциальным клиентам, изучения конъюнктуры рынка или проведения опросов общественного мнения и подобной деятельности для клиентов

Деятельность по организации конференций и выставок

Деятельность по организации конференций и выставок

Эта группировка включает:

— организацию, продвижение и/или управление событиями, например деловыми встречами, переговорами и выставками, собраниями, конференциями и съездами, включая подбор персонала для управления помещениями, в которых проходят эти события

Деятельность по предоставлению вспомогательных услуг для бизнеса, не включенная в другие группировки

Эта группировка включает:

— деятельность агентств по взысканию платежей по счетам кредитных организаций;

— деятельность по оказанию всех вспомогательных услуг, обычно оказываемых организациям и не включенных в другие группировки

Деятельность агентств по сбору платежей и бюро кредитной информации

Эта группировка включает:

— взыскание платежей по счетам и пересылку собранных платежей клиентам, включая услуги по взысканию долгов;

— сбор информации, например кредитной истории или послужного списка о физических лицах и компаниях и предоставление информации банковским учреждениям, розничным продавцам и прочим, нуждающимся в оценке кредитоспособности этих физических лиц и компаний

Деятельность по упаковыванию товаров

Эта группировка включает:

— деятельность по упаковке за вознаграждение или на договорной основе, независимо от того, автоматизирован или не автоматизирован этот процесс, включая: заполнение бутылок и банок жидкими продуктами, напитками и пищевыми продуктами;

— упаковку твердых товаров в прозрачную (блистерную) упаковку, в фольгу и т.п.;

— безопасную упаковку изделий, применяемых в медицинских целях;

— прикрепление этикеток, нанесение маркировки и надписей на упаковку;

— упаковку посылок и подарков

Эта группировка не включает:

— изготовление безалкогольных напитков и производство минеральной воды, см. 11.07;

— упаковку, связанную с перевозкой, см. 52.29

Деятельность по предоставлению прочих вспомогательных услуг для бизнеса, не включенная в другие группировки

Эта группировка включает:

— деятельность в области стенографирования и расшифровки записанных материалов, например стенографирование судебных заседаний, услуги общественной стенографии;

— наложение субтитров на телепередачи в прямом эфире, репортажи о встречах и конференциях;

— услуги по нанесению кодов адресов;

— услуги печатания штрихового кода;

— услуги организации сбора платежей за вознаграждение или на договорной основе;

— услуги восстановления права собственности;

— деятельность по обеспечению функционирования монетного счетчика времени автостоянки;

— деятельность независимых аукционистов;

— организацию программ привлечения покупателей;

— прочую вспомогательную деятельность, не включенную в другие группировки

Эта группировка не включает:

— предоставление услуг по переписыванию документов, см. 82.19;

— снабжение фильмов и видеороликов заголовками или субтитрами, см. 59.12

Источник

Административно-хозяйственная деятельность — это что такое?

Общая информация

Про любую компанию можно сказать, что существует несколько функций, обойтись без которых невозможно. Это независимо от того, чем структура занимается. К числу таковых и относится административно-хозяйственная работа. Это аксиома, без которой сейчас успешная деятельность невозможна. Поэтому, рассматривая ее, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, о должностях, о месте и роли в структуре компании. В целом административно-хозяйственная деятельность – это весьма типичное дело. Хотя конкретное наполнение отличается зависимо от целей, что стоят в данный момент времени перед компанией, от ее размера и доступных ресурсов. Но начать следует с определения. Административно-хозяйственная деятельность – это работа, связанная с организацией работы сотрудников, отделов и служб предприятия с целью достижения высокой результативности организации. Охватывает все уровни.

Сотрудники отдела

Административно-хозяйственный отдел — это не только ведущий специалист АХО. В подразделении трудится целая команда сотрудников — уборщики помещений, инженеры по техническому оборудованию, охранники, экономисты, водители, экспедиторы, гардеробщики, курьеры и др.

Штатная численность отдела зависит от масштабности компании. В среднем, на 100 человек сотрудников приходится 15 специалистов АХО (по инструкции). Подразделяются эти работники на три профессиональных уровня:

Должностная инструкция специалиста АХО — это документ, диктующий обязанности ведущего специалиста, администратора или иного работника, занимающего руководящую должность. Перейдем непосредственно к ней.

Классификация

Административно-хозяйственное обеспечение деятельности условно можно поделить на:

Как видите, административно-хозяйственная деятельность – это не сидение на месте и битье в баклуши.

Что такое АХО?

Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.

Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:

Нюансы выполнения задач

Следует обратить внимание читателя на тот факт, что часть функций носит постоянный характер, тогда как другие представлены в виде разовых задач. Но несмотря на это, обо всем этом следует помнить и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может быть и такое, что возникнет потребность в выполнении пусть и разовой, но глобальной задачи, вроде организации переезда. И в таком случае вопросов с тем «а кто будет все это выполнять» быть не должно. Специалист административно-хозяйственной деятельности должен хорошо понимать, что его основное предназначение – это обеспечение комфортной и бесперебойной работы всех служб компании. Главная задача – это помочь остальным подразделениям выполнить производственный план, несмотря ни на что. Поэтому рассмотренный выше список функций может как сокращаться, так и расширяться. Все зависит от конкретной ситуации.

Взаимодействие с другими подразделениями

Должностные обязанности специалиста АХО — это и взаимодействие с иными отделениями, должностными лицами внутри организации.

Начальник АХО. По вопросам, требующим согласования с вышестоящим руководителем.

Все другие структурные подразделения организации. Здесь составлен целый список вопросов по получению:

АХО, в свою очередь, предоставляет всем структурным подразделениям организации запрошенные материальные ресурсы — канцтовары, мебель, технику и проч.

Управление отчетности и учета. Вопросы по получению от АХО:

Предоставляется управлением отчетности и учета следующее:

Юридическое управление. Вопросы получения административно-хозяйственным отделом:

Секретарь-референт. Передача документов на отправку и/или тиражирование. От секретаря отдел получает корреспонденцию в свой адрес.

Как определить функции и задачи?

Итак, мы постепенно дошли до мысли, что административно-хозяйственное обеспечение деятельности организации должно осуществляться в соответствии с потребностями. Но как же определить те конкретные функции и задачи, которые необходимо будет выполнять? Вот небольшое руководство к действию:

Формат статьи, увы, не позволит в полной мере рассмотреть все и вся. Поэтому, в качестве одного объекта исследования будет взята организация рабочих мест для сотрудников. Ведь часто им приходится выполнять межфункциональные задачи и из-за несогласованности действий различных подразделений возникают разнообразные проблемы.

Ответственность специалиста

Работник несет полную ответственность за:

Специалист АХО — ответственная должность. Ведь на административно-хозяйственном отделе держится комфортная рабочая атмосфера организации, полноценный труд ее сотрудников. Порой от АХО даже зависит возможность безостановочной работы компании.

Организация рабочих мест

Данное событие происходит не каждый день. Поэтому обычно никаких регламентов в этом случае не предусматривается. Задачи же решаются по ситуации, очень часто в авральном режиме. В таком случае необходимы специальные приказы по административно-хозяйственной деятельности. Например, введение регламента организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, как его можно оптимизировать, что и в какой последовательности нужно предпринимать. Особенно это актуально для тех компаний, которые поставили перед собой цели добиться активного развития. Это очень часто связано с расширением штатов и необходимо иметь проработанную заготовку на этот случай.

Распространение и утверждение документа

Количество должностных инструкций определяется количеством сотрудников, занимающих данную должность. Если предприятие подразумевает наем нескольких начальников АХО, то инструкция выдается каждому сотруднику. Для того чтобы этот документ обрел юридическую силу, он должен быть подписан. Подписи оставляются следующими лицами:

Первые шаги

Первоначально следует составить описание рабочего места. Оно должно включать перечень необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то случайное и впервые подвернувшееся под руку, а то, что используется в типичном рабочем месте. Можно осуществить градацию зависимо от уровня должности и выделить высшее управленческое звено, руководителей средней руки и исполнителей. Или можно отталкиваться от специфики деятельности. Это наличие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особенных требований к температуре помещений, текущего освещения и тому подобных моментов. В идеале описание необходимо составлять для каждой должности. Но это одновременно является и очень трудоемкой работой. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, для работников лаборатории необходимо обеспечить достаточное освещение и определенный температурный режим. Сотрудники, работающие с клиентами, должны иметь места ожидания. Для бухгалтеров обязательно должен быть предусмотрен сейф.

Какие соображения необходимо иметь на уме?

План административно-хозяйственной деятельности должен прорабатывать ряд вопросов. Например, что лучше иметь постоянно в запасе или же следует приобретать после получения информации о выходе нового человека на работу. Например, в случае с инвентарем желательно иметь небольшой резерв. Ведь он может понадобиться даже работающим сотрудникам. Также можно озаботиться и столами со стульями. Тогда как запасной компьютер – это уже излишество. Он и дорого стоит, и быстро морально устаревает, да и хранить его без работы не эффективно. Вообще, очень хорошим решением будет составление матрицы всего бизнес-процесса с указанием в ней всех отделов, которые участвуют в процессе. В таком случае можно просто и понятно отметить, где и в какие сроки необходимо что-то делать. Это важно, не в малой мере, из-за того, что упущения часто происходят из-за сбоев в передаче данных. Ведь если нет адекватной исходной информации, то даже самые лучшие приказы по административно-хозяйственной деятельности не смогут удовлетворить существующие запросы в полной мере.

Административно-хозяйственный отдел. Функции

В связи с тем, что задачи перед этой структурной единицей могут стоять весьма разнообразные, но так или иначе связаны с обеспечением хозяйственного обслуживания надлежащего уровня, можно обозначить следующие его функции:

Исходя из этого, можно сделать вывод, что работа в АХО требует соблюдения большого количества норм и правил и неразрывно связана с высокой степенью ответственности за исполнение работ.

Другие подходы

Но только этим ограничиваться не стоит. Например, при взаимодействии с сотрудниками можно завести журнал заявок. В него тогда регистрируются поступающие объяснения и затем передаются на выполнение конкретному исполнителю. При этом необходимо периодически просматривать и контролировать статус выполнения. Также может быть актуальным стимулирование работников к качеству и скорости обработки заявок. Если есть обоснованное нарекание на то, что кто-то из сотрудников некачественно выполняет свои обязанности, то это должно заканчиваться наказанием исполнителя. Для обеспечения справедливости очень желательно устанавливать нормы. В таком случае необходимо составить полный перечень возможных заявок с пополнением при возникновении прецедентов. А затем для каждого пункта разрабатывается своя норма. Хотя очень часто типовых норм не предусматривают. Поэтому компании устанавливают свои собственные значения исходя из специфики их деятельности и текущих задач. Например, если поступило сообщение, что перегорела лампочка освещения, то на устранение этой проблемы выделяется один рабочий день.

Должностные обязанности специалиста

Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:

Обобщая вышенаписанное

Как видите, организация административно-хозяйственной деятельности имеет свои «подводные камни», которые на первый взгляд и не видны. При разработке положений и должностей необходимо учитывать довольно большой массив информации. Это относится к целям компании, ее специфики и размерам. Детальное планирование и четкое прописывание бизнес-процессов позволит успешно решать задачи благодаря установлению адекватной процедуры выполнения работы. Управление административно-хозяйственной деятельностью предусматривает, что все, кто задействован в исполнении и контроле процесса, должны быть ознакомлены с теоретически обоснованием при его выполнении. Следует всегда помнить, что грамотное руководство позволяет резко улучшать эффективность всегда процесса. Неважно о чем идет речь – про административно-хозяйственная деятельность учреждения государственных органов, некоммерческую структуру или частное предприятие – хорошее управлением обладает огромным резервом развития. И это нужно использовать.

Должностная инструкция начальника АХО

Сотрудники, которые не занимаются ведением кадрового документооборота, вряд ли задумываются, что обозначенная инструкция должна соответствовать определенным требованиям.

Тем не менее это так. В обязательном порядке документ должен содержать указание на квалификацию начальника отдела и требования к опыту работы. Как правило, на должность руководителя принимаются специалисты с высшим образованием (в нашем случае образование может быть техническим либо экономическим), опытом работы (минимум три года в качестве специалиста, 1-2 года – в качестве руководителя).

Начальнику отдела необходимо знать все локально-нормативные акты, приказы по организации, регулирующие ее деятельность, а также быть проводником принятой в компании корпоративной культуры.

В любую должностную инструкцию, будь то начальник, инженер АХО либо другой сотрудник, необходимо включить требования о знании норм и правил ОТиТБ, противопожарной безопасности.

Документ также обязан содержать информацию о том, кто является непосредственным начальником сотрудника, кто его замещает во время болезни.

Обязанности по должности «начальник АХО» во многом перекликаются с функциями отдела, что неудивительно. Тем не менее обозначим их:

Информация о правах также обязательна в должностной инструкции. Здесь следует говорить о вынесении на рассмотрение руководства проектов по усовершенствованию обслуживания, о знакомстве с документами, регулирующими деятельность компании, информировании руководства о недостатках в хозяйственной деятельности. В рамках управления сотрудниками должностное лицо может выносить предложения о поощрении/наказании своих специалистов.

Раздел об ответственности включает в себя информацию о необходимости надлежащим образом исполнять свои обязанности и бережно относиться к собственности работодателя.

Источник