что значит эпк в номенклатуре дел

Что значит эпк в номенклатуре дел

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 “Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива”

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317; N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 10 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 августа 2018 г.
Регистрационный № 51795

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
архивного агентства
от 13 июня 2018 г. № 62

Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива

I. Общие положения

3. ЭПК является постоянно действующим совещательным органом, создается на основании приказа директора Архива. Функции, права и организация работы ЭПК определяются положением, разработанным на основании Примерного положения. Положение об ЭПК утверждается директором Архива.

Решения ЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения директором Архива.

4. Персональный состав ЭПК утверждается приказом директора Архива.

5. Председателем ЭПК назначается заместитель директора Архива.

7. В своей работе ЭПК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19); нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях 1 ; решениями ЦЭПК при Росархиве; положением об ЭПК Архива.

II. Функции ЭПК

8. ЭПК осуществляет следующие функции:

8.1. Рассматривает и принимает решение об утверждении:

а) описей дел, документов постоянного хранения;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) оценочных описей, составленных Архивом на документы, предложенные гражданами к приобретению Архивом;

г) описей копий архивных документов, хранящихся в Архиве на правах подлинников;

д) описей особо ценных дел, документов;

е) перечней номеров особо ценных дел, документов;

ж) переработанных описей дел, документов;

з) описей дел, документов, созданных Архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в Архиве, не подлежащих хранению.

8.2. ЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) списков источников комплектования с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования Архива с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве, изменений и дополнений к ним;

в) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных Архивом по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в Архив в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

г) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

д) номенклатур дел источников комплектования;

е) актов об утрате документов в источниках комплектования;

ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в Архиве и в источниках комплектования;

з) актов описания архивных документов в Архиве; и) актов переработки описей в Архиве;

к) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

8.3. ЭПК рассматривает:

а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

б) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

в) предложения источников комплектования, о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

г) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.

III. Права ЭПК

а) давать рекомендации в пределах своей компетенции источникам комплектования Архива по вопросам экспертизы ценности документов;

б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Архива, представителей источников комплектования, научных и иных организаций;

в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

IV. Организация работы ЭПК

10. Заседание ЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭПК.

12. Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

13. Право решающего голоса имеют только члены ЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

14. Решения ЭПК, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных организаций.

15. Ведение делопроизводства ЭПК возлагаются на секретаря комиссии.

1 Подпункт 1 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

Обзор документа

Разработано Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального госархива.

Комиссия рассматривает вопросы, связанные с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда РФ, а также с определением в его составе особо ценных, в т. ч. уникальных, документов.

Комиссия создается на основании приказа директора госархива.

Определены функции комиссии, права, порядок организации деятельности.

Источник

Что означает ЭПК в номенклатуре дел?

В соответствии с законодательством Российской Федерации, любые организации независимо от формы собственности и того, являются ли они частными или государственными, обязаны обеспечивать хранение архивных документов. Многие документы до сих пор хранятся в бумажном виде в единственном экземпляре, например, трудовые книжки. Их утеря может привести к ущемлению прав граждан.

Понятие номенклатуры дел

Номенклатурой дел принято называть сводный перечень всех документов, входящих в делопроизводство компании с обязательным указанием срока хранения. Существует ряд законов, регулирующих ведение кадрового делопроизводства, и определяющих срок хранения каждого документа.

Сотрудники компании, в чьи обязанности входит делопроизводство, должны тщательно соблюдать сроки хранения, периодически утилизируя бумаги с истекшим сроком хранения.

Все нюансы, относящиеся к организации хранения документов, их комплектования, учета и использования, регулируются Федеральным законом N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. Пункт 1 ст. 17 ФЗ устанавливает обязанности организации по обеспечению сохранности своих архивных документов.

Понятие ЭПК

На некоторых архивных документах можно встретить аббревиатуру ЭПК. Это сокращение означает «экспертно-проверочная комиссия». В ее состав приглашают наиболее квалифицированных специалисты из основных структурных отделов. Возглавляет комиссию один из руководящих работников компании.

В состав экспертно-проверочной комиссии должен обязательно входить представитель архивного учреждения.

Эти комиссии функционируют при архивных управлениях. Они являются постоянно действующим совещательным органом, и в их обязанности входит:

Деятельность комиссий ведется совместно с архивной и делопроизводственной службой организации. Они распределяют документы на хранение и уничтожение, а также место, где будут храниться отобранные организации.

Отметка ЭПК на документах

Отметка на документах может быть дополнена следующими:

По закону не допускается уменьшение сроков хранения документов или удаление отметки «ЭПК». Срок хранения может быть только увеличен.

Отметка «ЭПК» применяется в отношении документов всех организаций независимо от формы собственности. Основным условием должно быть то, что документы этих организаций классифицированы как источник формирования государственных и муниципальных архивов.

Ответственность за нарушения хранения документов с отметкой ЭПК

Как следует из ст. 27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», организации или граждане, совершившие нарушения в области хранения документов, представляющих особую ценность, или с продленным сроком хранения, могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности, предусмотренной законодательством РФ.

Уничтожать документы с отметкой «ЭПК» раньше истечения сроков хранения не следует до тех пор, пока не получено заключение экспертно-проверочной комиссии. Необходимо также получить утверждение со стороны архивного органа описей документов постоянного хранения.

Источник

Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.

Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.

Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.

Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.

Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.

Типовые перечни и их применение

В настоящее время действует два типовых перечня:

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням следующим образом.

Государственные, муниципальные организации хранят документы не менее 10 лет, после чего организация сама принимает решение о необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.

В случае ликвидации организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, 45 лет, в упорядоченном состоянии передаются в государственные или муниципальные архивы, как правило, расположенные по месту нахождения организации.

При отборе документов на дальнейшее хранение или уничтожение по заголовку дела следует найти соответствующую статью перечня, провести полистный просмотр документов дела, с тем чтобы определить дальнейшую судьбу этих документов: хранить их или уничтожить. Уничтожать документы по заголовкам, указанным на обложках дел, не допускается, т.к. заголовок дела не всегда соответствует содержанию документов или же не полностью раскрывает его.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Обратите внимание

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.

Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.

При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов. Приведем примеры.

Следует также обратить внимание на такое примечание, как «После замены новыми» (ст. 10б, 13б Перечня 2000 и др.). К отдельным документам, имеющим в Перечне срок хранения «До минования надобности», в графе «Примечание» указывается «Не менее 5 лет» (ст. 162, 165 Перечня 2000).

К перечням прилагаются указатели видов и разновидностей документов, расположенных в алфавитном порядке. Напротив каждого вида, разновидности проставляется статья перечня. Указатель значительно облегчает поиск нужного документа и определение его срока хранения.

Структура Перечня 2000

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.

Перечень состоит из следующих разделов и подразделов:

1.Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

1.2. Организационные основы управления

1.4. Правовое обеспечение деятельности

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

2.Планирование деятельности

2.2. Текущее планирование

3.Финансирование деятельности

3.1. Финансирование, кредитование

4.Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

4.2. Статистический учет и отчетность

5.Экономические, научные, культурные связи

5.1. Организация связей

5.2. Осуществление связей

6.Информационное обслуживание

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

6.2. Распространение информации (реклама)

7.Трудовые отношения

7.2. Организация труда

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

8.Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

9.Материально-техническое обеспечение деятельности

9.1. Снабжение деятельности

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

11.3. Организация досуга

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

12.1. Организация деятельности

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

Документы в разделах и подразделах Перечня 2000 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.

Структура Перечня 2007

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет другую схему построения. Перечень 2007 состоит из следующих разделов:

1. Научно-исследовательская деятельность

2. Разработка технологических процессов

3. Конструирование изделий промышленного производства

4. Проектирование объектов недвижимости

5. Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности

6. Учет и мониторинг природных ресурсов

7. Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости

9. Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок

10. Качество и безопасность продукции

11. Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства

12. Охрана окружающей природной среды

13. Автоматизированные системы

Сроки хранения типовых архивных документов указаны по четырем звеньям (группам) организаций.

В первом звене (графа 3) представлены организации, утверждающие (или согласовывающие) документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1–3, 5–8, 10–13 (звено 1/графа 3) установлен в основном срок хранения «До минования надобности»; сроки хранения для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в примечаниях (графа 7).

Во втором звене (графа 4) представлены организации-разработчики (авторы документов), функциями которых являются проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

В третьем звене (графа 5) представлены организации-заказчики.

В четвертом звене (графа 6) представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов, станций контроля, наблюдений, измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.

Ведомственные перечни

Из ведомственных перечней, разработанных в последнее время, следует отметить перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др.

Источник

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

Как мы видим, номенклатура дел организации:

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2006):

Заголовок дела
(тома, части)

Кол-во дел
(томов, частей)

Срок хранения и № статей
по перечню

Наименования граф номенклатуры дел в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003):

Заголовок дела
(тома, части)

Срок хранения и № статей
по перечню

Заполнение граф статьи номенклатуры дел

Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по:

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Графа 1. Индекс дела

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, ­помещаемых в дело.

Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, « Приказы по личному составу», « Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, ­«Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам ».

Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Авторский признак – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы по финансовым вопросам коммерческого директора ».

Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г .».

Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы ­к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, ­культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответст­вуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют 3 :

Для определения сроков хранения документов необходимо:

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает ­послабления. Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», ­но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Графа 5. Примечания

В графе «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации 5

Источник