что значит массовый подбор персонала
Нанять почти 400 сотрудников за 4 недели: алгоритм массового подбора
Условия задачи по найму
Компания «ОСГ Рекордз Менеджмент» предоставляет услуги архивной обработки (в том числе цифровой) документов и архивного хранения, ее архивные хранилища расположены в 29 городах России, и на постоянной основе в компании работает около 1300 сотрудников.
Обычно компания ведет массовый подбор специалистов по обработке документов. Их задача — разобрать и систематизировать поступившие от клиента документы по определенному стандарту, отсканировать их, загрузить в электронный архив. Позиция не предполагает каких-то специальных знаний: нужны просто внимательные, ответственные люди с хорошей скоростью печати, знакомые с программами MS Office и уже умеющие пользоваться оргтехникой или способные быстро этому обучиться.
В компании всегда составляют план массового подбора на год вперед, исходя из общей годовой бизнес-стратегии компании, и ежемесячно или ежеквартально вносят корректировки.
Летом 2018 года для временного крупного проекта по обработке документов одного из клиентов понадобилось сверх обычного плана нанять за 4 недели почти 400 человек в 19 городах России. Людей искали на срочный трудовой договор — на полгода.
Как построен запланированный массовый подбор
Стандартная схема запланированного массового подбора персонала включает в себя несколько этапов, и обычно, по словам Марины Ярцевой, директора департамента по управлению персоналом «ОСГ Рекордз Менеджмент», на подготовительный этап может уйти недели три и более.
1. Подготовительный этап: оценка рынка
На этом этапе проводится оценка локального рынка труда в каждом городе, где будет вестись подбор. Нужно разобраться:
«Нужную информацию можно искать в открытых источниках, а можно провести более тщательные и дорогие маркетинговые исследования, самостоятельно либо с привлечением сторонних исполнителей, — объясняет Марина Ярцева. — Мы, например, пользуемся для сбора информации открытыми данными из базы резюме на hh.ru, плюс сами «руками» ищем и изучаем на hh.ru вакансии с похожими требованиями и резюме подходящих кандидатов. Основной объем информации давно собран, но мы его проверяем на актуальность ежемесячным мониторингом».
Полученную информацию надо сопоставить с внутренними требованиями и возможностями компании. «Иногда по результатам изучения рынка труда в конкретном регионе необходимо пересмотреть и скорректировать зарплату, систему оплаты труда, название вакансии и даже описание компании в вакансии», — говорит Марина.
2. Составление аватара кандидата
Аватар кандидата — это не профиль должности, а описание образа идеального кандидата, не только его квалификации, но и основных черт характера, мотивации, жизненных интересов.
Хорошо составленный аватар помогает в дальнейшем правильно построить коммуникацию с целевой аудиторией и распланировать медиакампанию. Важно всё: как формулировать текст вакансии или рекламы, какие каналы продвижения использовать. Например, текст вакансии, подходящий для молодежи, вряд ли зацепит кандидатов предпенсионного возраста и наоборот. Если у вас сразу несколько аватаров, то можно разместить вакансию или рекламу на разных площадках, популярных у аудитории, которая подходит под конкретный аватар, а можно ограничиться одной площадкой, на которой собрана широкая аудитория, подходящая под все аватары сразу.
Практика составления аватаров кандидатов пришла в сферу рекрутинга из маркетинга — так маркетологи составляют портрет клиента. Поэтому, если нет опыта составления аватара, можно попросить помощи у коллег-маркетологов.
«Хорошо составленный аватар помогает изначально сгенерировать поток откликов от подходящих кандидатов, чтобы выбирать сотрудников сразу из их числа, без траты времени на отсеивание совсем не подходящих резюме из слишком разнообразного потока», — объясняет Марина Ярцева. Она советует при описании аватаров кандидатов ориентироваться на реальных сотрудников компании, уже успешно работающих на тех же должностях, на которые осуществляется подбор.
Для должности специалистов по обработке документов в «ОСГ Рекордз Менеджмент» разработаны три аватара:
3. Составление медиаплана и размещение
На этом этапе нужно выбрать релевантную площадку для размещения вакансии, продумать текст вакансии, чтобы она была привлекательной для соискателей, и выбрать способы ее продвижения. Например, на одном только hh.ru можно выбрать разные типы вакансий и использовать дополнительные способы привлечения к ним внимания соискателей — в зависимости от исходной ситуации и целей.
«ОСГ Рекордз Менеджмент», по словам Марины Ярцевой, обычно задействует одновременно несколько площадок и способов продвижения: сайты по поиску работы и местные периодические печатные издания, разные виды рекламы, в том числе наружная реклама и реклама в соцсетях, раздача листовок и так далее.
Для подсчета возможной конверсии и затрат на проект Марина советует тоже привлекать помощь коллег из отдела маркетинга — то же самое они делают перед запуском любой рекламной кампании товаров или услуг.
4. Телефонный скрининг, собеседование и оформление
Телефонный скрининг — это первичный обзвон кандидатов до собеседования. Он позволяет быстро отсеять тех, кто точно не подойдет, чтобы не тратить на заведомо напрасную встречу ни их, ни свое время.
Время на сам обзвон тоже можно сократить, если составить скрипты — список обязательных вопросов, расставленных в таком порядке, чтобы на разговор уходило минимальное количество времени.
Например, в «ОСГ Рекордз Менеджмент» рекрутер уточняет по телефону наличие у кандидата всех необходимых документов для трудоустройства и просит его пройти онлайн-тест на скорость печати. Если результаты теста соответствуют минимальным требованиям, кандидат приходит на собеседование с уже полным пакетом документов, необходимых для трудоустройства. Если собеседование проходит успешно, кандидата сразу оформляют. Польза двойная: во-первых, человек уходит домой с уверенностью, что он уже получил работу, и останавливает дальнейшие поиски (меньше вероятность гостинга). Во-вторых, на другой день человек может сразу приступить к работе, не теряя времени на оформление.
Как организовали внеплановый подбор
Когда у компании появилась задача быстро нанять 400 сотрудников для временного проекта, стандартные предварительные этапы удалось пройти быстро благодаря тому, что основная работа по ним уже была выполнена в рамках планового подбора.
Как сократили подготовительный этап
Данные о локальном рынке труда по каждому из 19 городов, где нужно было набрать сотрудников, в компании уже имелись — нужно было эти данные только актуализировать, проверить, не изменилось ли что-то (уровень зарплат, например). Это гораздо быстрее, чем собирать информацию с нуля — достаточно отсмотреть 3–4 аналогичные вакансии по каждому городу. Вот почему регулярный мониторинг так важен — в случае срочной задачи он позволит сэкономить время.
Аватары кандидатов и скрипты для обзвона тоже уже были, оставалось только их немного скорректировать с учетом того, что в этот раз сотрудники требовались на временный проект (временная работа привлекательна не для всех).
Чтобы обеспечить быстрый приток откликов на вакансию, использовали сразу несколько площадок размещения, в том числе hh.ru — вакансии «Стандарт», обновляя их раз в 3–4 дня, и поиск по базе резюме. Помочь с составлением подробного медиаплана по всем площадкам и посчитать возможную конверсию попросили отдел маркетинга. В итоге весь подготовительный этап занял всего неделю.
«Оставалось три недели на сам подбор, оформление, вывод на работу и обучение новых сотрудников — то есть на всё то, на что в запланированном режиме у нас уходит месяца три», — рассказывает Марина Ярцева.
Как сократили срок подбора и оформления
Для быстрого массового набора крайне важно не только быстро собрать много откликов, но и очень оперативно их обработать, пока они «горячие». Иначе мощный поток входящих лидов пропадет вхолостую.
Частая проблема рекрутинга: откликов достаточно, но не хватает рук, чтобы их обработать. В итоге до каких-то кандидатов удается дозвониться только через несколько дней, но оказывается, что они уже нашли другую работу, а на назначенные собеседования по той же причине низкая явка.
«Задержка на любом этапе — риск потери кандидата, — объясняет Марина Ярцева. — Поэтому мы обрабатывали отклики непрерывно каждый день, в том числе в выходные (мы заметили, что на наши вакансии довольно активно откликаются в субботу и воскресенье). Учитывали разные часовые пояса в тех городах, где велся подбор. Для этого мы привлекли помощь двух внешних рекрутеров: одна из них начинала работать, когда у остальных рабочий день заканчивался, другая разбирала отклики по выходным. У наших менеджеров работа строилась так: первая половина дня — разбор откликов, вторая — работа с базой резюме. Если во время работы с базой поступали новые отклики, их тоже сразу же обрабатывали».
Остальные этапы тоже сократили: например, при первом телефонном разговоре сразу просили пройти тест на скорость печати, чтобы созвониться снова уже через 15 минут, зная результаты теста.
Завершала процесс отлаженная, как часы, процедура трудоустройства сразу после успешного собеседования. Тут сильно выручил электронный архив документов — эту услугу компания не только предлагает клиентам, но и использует в собственных внутренних процессах.
Результаты
Как и планировалось, проект удалось закрыть за четыре недели. За это время наняли 387 сотрудников. Кстати, 50 из них в дальнейшем оставили на постоянной основе.
Большим успехом Марина Ярцева считает не только сроки, но и стоимость подбора.
«Сначала мы рассматривали вариант закрытия вакансий через кадровое агентство, — признается она. — Но минимальная цена, которую нам предложили, составила 10 000 рублей за одного трудоустроенного кандидата, причем агентства, в которые мы обращались, готовы были браться за проект только при условии, что всех кандидатов будут «закрывать» они. То есть проект стоил бы нам почти 4 млн рублей. Мы решили действовать самостоятельно. По окончании подбора посчитали все фактические затраты и оказалось, что средняя цена закрытия позиции составила 1350 рублей за одного трудоустроенного сотрудника. Это хороший показатель даже для запланированного проекта».
Что касается эффективности источников привлечения кандидатов, то компания предоставила такие цифры.
Как не выгореть после года работы в массовом подборе
Давайте начнем с самого основного: что такое массовый подбор персонала? Есть несколько вариантов определений данного направления, и самое достоверное, на мой взгляд, следующее — это оперативный подбор персонала в большом количестве в кратчайшие сроки.
В основном, массовка нацелена на подбор однотипных позиций, например, операторы контакт-центра, менеджеры по продажам, сотрудники склада. Специфика работы предполагает многочисленные звонки и обработку больших объемов информации со стороны рекрутера. Это ведет к стрессу и профессиональному выгоранию.
Разберем сперва, что такое выгорание. Профессиональное выгорание — это физическое и психическое истощение, возникшее в ответ на эмоциональное перенапряжение. То есть когда мы подошли к черте, и кажется, что выхода уже нет. Выгорание в какой-то степени происходит абсолютно везде и с каждым. Основными катализаторами выгорания в массовом подборе чаще всего выступают рутинность и монотонность рабочего дня и постоянное общение с незнакомыми людьми.
Есть ли секрет избежания выгорания? Мой ответ может кого-то ошеломить, но выгорание начинается уже с первого рабочего дня, когда вы оказываетесь в непривычной обстановке. Вы погружаетесь в новую среду, привыкаете к ней, отвечаете сами себе на вопрос о готовности работать в таком темпе долгие месяцы. Выгорание — это не только про людей, оно про дисбаланс в разных сферах жизни, про умение перезагружаться и четко разделять вопросы рабочего и личного характера. Если вы понимаете, что с каждым днем/месяцем/годом только растете, а работа приносит удовольствие, значит вы на своем месте. И наоборот, если вы регулярно испытываете дискомфорт (конфликты в коллективе, частые переработки, трудности с согласованием проектов и т. д.), выгорание может наступить очень быстро, а значит, это не совсем ваше место работы. Безусловно, ни один рабочий проект не обойдется без своего рода встряски и работы на максималках, но только от вас зависит, как относиться к такого рода препятствиям.
Уже не в первый раз подмечаю на собеседованиях, что многие люди приходят в массовый подбор, так как считают это началом пути в HR направлении. Молодые специалисты хотят попробовать себя, ведь на такие должности обычно невысокий порог прохождения. Но давайте посмотрим на рабочий день менеджера по массовому подбору персонала в компании Ситимобил, и вот что мы увидим: 80% времени уходит только на звонки (больше холодных, меньше по откликам), а уже потом — отчетность и дополнительные задачи, всплывающие за день. Здесь многие кандидаты могут испытать разочарование, представляя рабочий день специалиста массового подбора персонала так: основной упор на проведение личных собеседований и поддержание коммуникации с заказчиками, работа с вакансиями разного уровня и профиля, взаимодействие с контрагентами и т. д. Вынужден вас огорчить, поначалу это не так: )
Итак, что же такое массовый подбор в действии? Сотрудники, которые осознанно приходят в массовый подбор персонала, знают/предполагают, что это процесс бесперебойного движения. Это как спорт. Каждый день очередная, похожая на предыдущую, тренировка. В нашем случае это прозвон многочисленной базы кандидатов, работа с возражениями и отказами. Более 100 звонков ежедневно. Немногие готовы на такие условия, поэтому важно разглядеть потенциал соискателя уже на собеседовании. Вам потребуется оценить несколько ключевых компетенций, и вы сможете собрать команду профессионалов, которые любят свое дело. Важно оценить стрессоустойчивость (работа с людьми всегда это предполагает), гибкость в общении (необходимо уметь находить наилучший способ коммуникации как с кандидатами, так и с заказчиками), ориентация на результат (чтобы поток звонков не превратился в рутину, нужно работать на достижение цели). Уже на практике работа в массовке закаляет, придает уверенности в себе, прокачивает умение разрешать конфликтные ситуации.
При выборе места работы многие кандидаты недооценивают массовый подбор персонала. Это происходит из-за сходства с работой оператором в контакт-центре: многочисленные звонки и минимум личного общения. Но за многочисленными звонками скрывается качественное и структурированное интервью, разница лишь в скорости обработки информации, так как иначе просто не выполнить таргет в 200-300 человек на команду ежемесячно.
Массовый подбор персонала требует особой выдержки. Данное направление подойдет не каждому, и по опыту могу сказать, что примерно через год менеджер будет остро испытывать потребность в профессиональном росте. Первые полгода вы только вливаетесь в этот бешеный ритм, второе полугодие проходит более осознанно, появляются идеи об улучшении и автоматизации процессов. Следующим шагом в развитии могут стать проведение групповых ассессментов и личных интервью (только не путайте с продолжительными собеседованиями, характерными для экспертного подбора), ведение полноценной отчетности, обучение новых менеджеров по подбору.
Если вы подходите под описание выше, то после года работы сможете окончательно понять, подходит вам данное направление или нет. Вы начнете понимать, что этот бешеный темп работы проник и в вашу жизнь, а звонки больше не являются приоритетом номер 1. Дальше есть несколько вариантов профессионального развития:
Как же все-таки не выгореть после года работы в массовом подборе? У меня нет универсального рецепта для всех, но вот несколько вариантов, которые помогли мне в свое время избежать выгорания:
Давайте подведем итоги. Мы обсудили, что такое массовый подбор персонала и что ключевой особенностью является большой поток людей, которых нужно найти в сжатые сроки. Раскрыли, что выгорание копится с первого дня в компании, и мало кому удается его избежать. Массовый подбор персонала следует рассматривать как отдельное направление в HR-сфере, а не подготовку к ней. Важно осознавать, что массовый подбор — это не звонки ради звонков, как в контакт-центре. За телефонными интервью скрыт отточенный скрипт и прямое воздействие на результат для всего бизнеса.
В массовом подборе есть немало возможностей и преимуществ, которые могут быть неочевидными: невысокий порог входа, быстрый рост, несколько вариантов как вертикального, так и горизонтального развития, прокачка soft skills, гибкость коммуникации и самое, как мне кажется, приятное — вы помогаете найти работу большому количеству людей. Надеюсь, каждый HR-менеджер найдет возможности для роста в рамках своей должности. В завершение хочу пожелать удачи и карьерных успехов всем начинающим в нашем часто нелегком деле. Дерзайте: )
Успеть за 24 часа: какие инструменты помогут в массовом подборе персонала?
Разбираемся вместе с экспертами по рекрутменту и HR-Tech, как на дефицитном рынке труда быстро и эффективно нанимать сотрудников, какие инструменты выбрать и как их применять, чтобы решать задачи по массовому подбору в компании. Советы и рекомендации, как собрать свой digital-арсенал рекрутера для поиска синих воротничков, мы собрали в нашем гайде.
Тревожные тенденции рынка труда
Еще в начале года эксперты hh.ru заметили, что рынок труда 2020–2021 гг. драматично изменился и испытывает серьезный дефицит кадров в силу целого ряда причин — демографических, миграционных и других, констатирует Марина Хадина, директор по HR-автоматизации и развитию Talantix.
«Во-первых, на кадровый рынок выходит самая малочисленная когорта населения — молодежь 20–25 лет. Во-вторых, приток мигрантов за последний год сократился на 40%, при этом потребность в них растет последние полгода. В-третьих, сокращение населения в 2020 году, по данным Росстата, в 2 раза превысило убыль 2019-го. И эти тенденции сохранятся, что создает новые вызовы для рекрутеров в условиях рынка кандидатов. Работать по-старому не получится — нужно системно подойти к вопросу подбора и удержания персонала, в том числе в массовом сегменте, чтобы и дальше успешно решать задачи найма», — подчеркнула Марина Хадина.
Советы эксперта
Что делать рекрутеру в условиях дефицита кадров?
Инструмент: «Конкурентный анализ вакансии» — каждая компания-работодатель, зарегистрированная на hh.ru, может в несколько кликов сделать сравнительный анализ вакансии в части среднерыночных зарплат, количества кандидатов и работодателей-конкурентов и оценить преимущества и недостатки своего рыночного предложения до его публикации.
Маркетинговые инструменты для поиска синих воротничков
Разберем подробнее несколько распространенных задач в сегменте массового подбора — от 10 человек на 1 позицию — и самые релевантные инструменты для быстрого найма, доступные всем рекрутерам.
Инструменты: вывести вакансию в топ на job-сайте и на первые позиции в поисковой выдаче вакансий у соискателей поможет публикация на главной странице площадки в конкретном регионе в мобильной и десктоповой версиях, объявление будет доступно как анонимным, так и зарегистрированным на сайте пользователям. Публикацию увидят соискатели, которые пользуются как смартфоном, так и кнопочным телефоном, и те, кто смотрит вакансии с компьютера. Также можно использовать дополнительный канал коммуникации — email-рассылки по релевантным кандидатам, зарегистрированным на сайте. Эти инструменты помогут привлечь тех, кто хочет трудоустроиться в родной области или республике и готов переехать, но в пределах одного региона, или ездить на работу в другой населенный пункт.
Пример: «Вакансия дня ТУРБООТКЛИК» позволяет увеличить количество откликов в среднем в 3–5 раз в зависимости от специфики вакансии.
Инструменты: таргетированная реклама на job-сайте и в соцсетях поможет рассказать о вашей вакансии во всех регионах, где находятся релевантные кандидаты, а также привлечет соискателей из поисковых систем «Яндекс» и Google. Таким образом, можно «зацепить» аудиторию сразу с нескольких площадок — тех, кто ищет работу на job-сайтах, в социальных сетях или в поисковиках.
Пример: сервис Clickme позволяет увеличить в среднем в 2–2,5 раз число просмотров вакансии.
Инструменты: СМС-рассылка на группу с конкретными критериями — регион, ключевые требования (пол, возраст, гражданство, образование, профессиональная область), ключевые слова в резюме. Этот инструмент особенно актуален для тех, кто пользуется кнопочными телефонами (до сих пор доля соискателей с такими аппаратами высока). В сообщении можно указать номер работодателя, тогда кандидат свяжется с ним напрямую.
Пример: СМС-рассылка hh.ru обеспечивает среднюю конверсию в массовом подборе — 15–20%, а по некоторым отраслям и позициям до 40%.
Инструмент: поиск работников силами внешних рекрутеров-фрилансеров и кадровых агентств. К этому инструменту стоит обращаться, чтобы закрыть узкоспециализированные вакансии в сельском хозяйстве, строительстве, на производстве или если необходим разовый поиск кандидатов для площадок/филиалов компании в другом регионе и не хватает ресурсов собственных рекрутеров.
Пример: HRspace — онлайн-платформа для размещения заявок на подбор силами внешних рекрутеров. На HRspace можно закрывать до 10 сотрудников в рамках одной заявки, если требования к ним одинаковые. Это значительно экономит время и упрощает процесс коммуникации с рекрутерами.
Бот в помощь: digital-инструменты для массового подбора
Пандемия подстегнула развитие электронной коммерции, привела к появлению новых отраслей. И компаниям, особенно крупным ретейлерам, приходится экстренно и массово нанимать персонал, в том числе на онлайн-обслуживание, причем даже активнее, чем ранее планировалось. В условиях дефицита кадров бизнес начал использовать цифровые инструменты массового найма — это позволяет быстро оценивать сотни людей и нанимать их день в день.
Digital-инструменты для массового закрытия вакансий (объем найма — от 50 человек и больше на 1 позицию):
Пример: Умная система Виртуальный рекрутер находит релевантных соискателей в базе данных hh.ru, привлекает кандидатов из внешних каналов, автоматизирует массовый подбор. Система привлечет, отберет и пригласит кандидатов — работодателю останется только провести собеседование. Такое решение позволяет закрывать массовые позиции тем же штатом HR-команды.
CRM в массы, или Как победить в конкуренции
Автоматизация массового подбора — возможность выстоять в условиях конкуренции за наем, считают эксперты. Но многие компании продолжают обрабатывать отклики самостоятельно. Использование ATS-систем (систем по управлению персоналом) может сократить число рутинных операций для рекрутеров в массовом подборе. Инструменты автоматизации помогут бизнесу, если у компании число вакансий — от 10 до 40 в месяц и может доходить до 100, а также достаточно большой объем откликов и кандидатов.
Пример: Talantix — облачное решение для автоматизации процесса подбора персонала и его аналитики, позволяющее собирать отклики кандидатов из разных источников в одном онлайн-пространстве. Настроенные сценарии автоматических действий (заявка на подбор,согласование кандидатов с нанимающими менеджерами, коммуникации с кандидатами по электронной почте и в мессенджерах) позволяют увеличить скорость подбора за счет снижения рутинной нагрузки на команду подбора. Дашборды и готовые excel-отчеты по всему процессу подбора в компании помогают выстроить стратегию найма, планировать бюджет на более конверсионные источники кандидатов, управлять командой подбора и распределять нагрузку внутри нее.
Внутри CRM-системы Talantix по каждой вакансии формируется дашборд по воронке подбора и источникам откликов.
Пример: Skillaz — комплексная система автоматизации рекрутмента, которая помогает крупному бизнесу решать любые задачи по массовому найму, начиная от первого контакта с кандидатом и заканчивая его трудоустройством. Это кастомизированное решение, которое настраивается под конкретную компанию и ее задачи. Автоматизированные сценарии коммуникаций и управления этапами подбора сокращают срок закрытия вакансий на массовые позиции до 1 дня.
Сегодня, в условиях рынка соискателей и борьбы за кандидатов, для эффективного поиска сотрудников на массовые позиции нужно задействовать все возможные инструменты привлечения кандидатов. Массовый подбор требует скорости, отлаженного процесса найма в компании и технологичных решений. Бизнесу стоит следить за изменениями на рынке HR-Tech, чтобы сразу их внедрять в работу. Без HR-сервисов выстоять в жесткой конкуренции за кандидатов сейчас уже невозможно.