что значит перерасход в авансовом отчете
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия создать не сложно, рассмотрим по шагам с наглядными примерами. Последовательно исследуем два варианта отражения в программе 1С выдачи денежный средств под отчет. Так же разберём основные определения по теме, коснёмся рабочих вопросов и поговорим о некоторых новшествах от 2019 г.
Настройка авансового отчета по форме АО-1 от 1 часа
Настроим заполнение авансового отчета из внешних файлов:
Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами
Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.
Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.
Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.
Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.
Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.
На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность. Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.
Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:
1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.
2. Составить акт сверки с сотрудником.
3. Скорей всего, далее последует:
3.1 отчет со стороны сотрудника;
3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;
3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.
4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника.
Выдача подотчетных сумм в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.
Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2018 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.
Если Вы создаете авансовый отчет впервые, то рекомендуем оставить бесплатную заявку в поддержку по 1С через сервис Бит.Личный кабинет. Вам перезвонит консультант по 1С и поможет.
Выдача авансовой суммы через кассу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.
2. Указываем (заполняем документ):
2.1 Вид операции: «выдача подотчетному лицу».
2.2 Номер и дата присваиваются автоматически программой.
2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.
2.4 Сумма: указываем необходимую сумму, отталкиваясь от основания (приказа или заявления).
2.5 Статья движения денежных средств: «выдача подотчетных сумм».
2.6 Комментарий: удобно указать, что послужило основанием для выдачи аванса, например, «приказ No124А от 11.07.2019 г» или «заявление от сотрудника от 11.07.2019 г.»
2.7 Счет учета: «50.01» (автоматически)
2.8 Организация: выбираем и списка, если в программе ведется отчет по нескольким предприятиям. Если Организация одна, то автоматически она будет выбрана.
3. Далее нажимаем «провести».
4. Проверяем сформированные программой проводки. Для этого нажимаем кнопочку «Дт/Кт». Проводки: дебет 71.01, кредит 50.01.
Проверка: если открыть оборотную сальдовую ведомость по 71 счету, то мы увидим, что за сотрудником числится авансовая сумма.
5. Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать (значок с изображением принтера).
6. Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.
7. Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.
Перевод денежных средств в программе 1С 8.3 Бухгалтерия со счета Организации на личный счет работника.
Создаем документ в 1С Бухгалтерия 8.3, выдача денежных средств путем перечисления безналичных денежных средств на личный счет сотрудника.
2.1 Вид операции: «перечисление подотчетному лицу»
2.2 Дата и номер документа присваиваются автоматически.
2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.
2.4 Сумма: вносим необходимую сумму, указанную в основании на выдачу аванса.
2.5 Назначение платежа: «выдача под отчет денежных средств на покупку канцелярских товаров на основании приказа №1020А от 11.07.2019г.».
3. Записать документ и закрыть.
4. Далее потребуется выгрузить файл для отправки в банк, либо сформировать платежное поручение непосредственно в онлайн-банке (в Организациях связь с банком настроена по-разному).
5. После того, как с банка будет получена выписка с фактическим списанием с расчетного счета Организации, бухгалтер разносит ее в программе и снова заходит в документ, созданный при перечислении средств, ставит галочку «подтверждено выпиской банка», и прикрепляет платежное поручение. Провести документ.
6. Программа формирует проводки: дебет 71.01, кредит 51.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Первичные документы, принимаемые к отчету. С обновлениями от 1 июля 2019 года.
Какие документы могут служить для отчета?
1. Кассовые чеки. С 1 июля 2019 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный. В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.
2. Квитанции об оплате, если по каким-либо причинам продавец не выдает чеки, с указанием реквизитов и подписью продавца.
3. Проездные документы.
3.1 К билету на самолет важно прикладывать так же и посадочный талон, в другом случае Организация может потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ.
3.2 Если сотрудник передвигался на поезде, то к отчету должен прилагаться выданный в кассе билет. Если билет электронный, то он должен быть с отметкой о пройденной регистрации. Без отметки электронный чек не действителен.
3.3 Если сотрудник пользовался услугами такси и заказывал через приложение, то там же необходимо запросить электронный чек и у водителя попросить квитанцию с его подписью. Иногда Организация по предоставлению услуг такси может предложить доставить подписанную квитанцию на адрес Вашей Организации. Чтобы подтвердить цель поездки, нужно попросить сотрудника из приложения распечатать так же маршрут, по которому следовал заказанный автомобиль.
4. Счета на проживание (в командировке).
5. Счета-фактуры, накладные.
Без предъявления такого рода документов, отчет не действителен.
Поэтапное создание отчета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.
Сотрудник по истечении оговоренного срока подготавливает документы для отчета и составляет отчет самостоятельно в форме АО-1 в течение трех дней. Бухгалтер проверяет документы и, если все в порядке, приступает к оформлению документов в программе 1С.
В некоторых Организациях принято так, что сотрудник приносит в бухгалтерию лишь первичные документы и не заботится о составлении самого отчета. А уже сам отчет бухгалтер формирует в программе 1С, на основании первичных документов от сотрудника, распечатывает из программы 1С и уже готовый документ подписывает подотчетное лицо, бухгалтер и, далее, руководитель.
Поэтапное создание отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3:
2. Указываем (заполняем документ):
2.1 Номер и дата: заполняется автоматически. Так же можно изменить.
2.2 Организация: поле заполняется автоматически или выбираем, если в программе данные по нескольким предприятиям.
2.3 Подотчетное лицо: выбираем и списка.
2.4 Склад: указываем, если приобретались ТМЦ. Можно указать «основной»
3. Вкладка «Авансы». Нажимаем «добавить» и выбираем в появившемся окне «выдача наличных» или «списание с расчетного счета» (в зависимости от того, каким образом сотрудник получал авансовые деньги), далее выбираем нужный документ из списка, по которому предоставляется отчет.
4. Вкладка «Товары». Заполняем, если сотрудником приобретались какие-либо материальные ценности или оказывались услуги в пользу Организации, для этого наживаем «добавить» и приступаем к заполнению таблицы
4.1 Документ: пишем наименование документа, например: «Товарный чек № 2551265 от 11.07.2019 г.»
4.2 Номенклатура: например «канцелярские товары», выбираем и списка или создаём нужную группу товаров или услуг.
4.4 «Сумма»: указываем сумму, которая в данном чеке.
4.5 «НДС»: выбираем «с НДС» или «без НДС» (смотрим в чеке)
4.7 «Счет учета»: 10.09 (при покупке материалов) или 41 (товары), формируется автоматически на основании выбранной или созданной группы товаров или услуг в номенклатуре (заполняется в начале таблицы).
4.8 «Счет НДС»: 19.03, формируется так же автоматом (правильность формирования проводок лучше сразу проверять)
5. Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались. При оформлении, например, покупки ТМЦ образуется следующая проводка: Дебет 10.09, Кредит 71.01.
6. Выводим документ на печать, собираем подписи.
Для того, чтобы проверить правильность созданных документов в 1С, формируем оборотную сальдовую ведомость по счету 71.01 за нужный период и просматриваем отраженные суммы напротив ФИО сотрудников. Через эту ведомость удобно контролировать подотчетных лиц и вовремя напоминать о задолженности или необходимости отчитаться.
Подписанный авансовый отчет храним с аккуратно подколотыми чеками, квитанциями, проездными документами, счетами – фактурами, накладными в папке с отчетами, как правило, не менее четырех лет.
Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета
Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?
В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту. Вы можете скачать их бесплатно:
Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:
«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее __ рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».
ВНИМАНИЕ! Требование об обязательном сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х дней с 30.11.2020 отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
О том, как должен быть заполнен авансовый отчет и какие документы должны быть к нему приложены, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите его бесплатно и переходите к разъяснениям и образцам.
Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.
Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?
При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:
«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 26.10.20ХХ № 124».
Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.
С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.
Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет
Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:
При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:
При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:
О нюансах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.
Итоги
В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.
Авансовый отчет в организации. Правила заполнения, возможные нарушения и варианты исправления ошибок
Практически каждой организации приходится выдавать сотрудникам денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды, оплату поставщикам, командировочные расходы. Подотчетное лицо отчитывается и составляет авансовый отчет. Как все-таки правильно оформить авансовый отчет, какие существуют правила при оформлении авансового отчета, как исправить ошибки и какие могут быть нарушения, постараемся рассмотреть в данной статье.
Что все это такое?
Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денежных средств подотчетными лицами.
Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые могут получать денежные средства на хозяйственные нужны, расчеты с поставщиками, командировочные расходы и оплата услуг сторонних компаний. Тратить денежные средства подотчетное лицо может только на те цели, на которые он их получил.
Чаще всего компании оформляют приказ со списком лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет.
Существует несколько правил, которые должен соблюдать бухгалтер при формировании авансового отчета.
Как пошагово заполнить авансовый отчет?
Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером.
Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.
В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.
На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.
Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.
Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.
Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета.
Как исправить ошибки в авансовом отчете?
Если вы нашли ошибку в авансовом отчете, то исправления можно сделать по общим правилам исправлений в первичных документах:
Какие существуют нарушения, если нет авансового отчета?
Если в установленный срок подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, то это является нарушением кассовой дисциплины. Данное нарушение предусматривает следующие штрафные санкции:
Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:
Сколько необходимо хранить авансовые отчеты?
В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.
Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет.
Данные изменения вступили в силу с 30.11.2020:
Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства.
Что делать при перерасходе по авансовому отчету?
Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?
Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО).
Важно! С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).
В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Требования бухгалтерии к АО таковы:
Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.
Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?
Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?
Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО).
В строке «Основание» РКО укажите.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:
О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».
Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?
Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.
Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.
Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.
На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.
Итоги
Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.