что значит рестарт в директуме
Бизнес-процессы в Directum 5
Мощный механизм workflow является неотъемлемой частью современной ECM-системы и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организаций. В Directum можно организовать как строго регламентированные процессы, так и свободное взаимодействие между сотрудниками в рамках совместных работ.
Решение Directum «Управление процессами»:
Постановка задач
Сотрудники организуют совместную работу через отправку задач и выполнение заданий. Задачу можно поставить одному или нескольким исполнителям. Также в нее можно добавить любое количество вложений (документов, папок, записей справочников, других задач и заданий), указать срок и сопроводительный текст.
При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в саму задачу, благодаря чему информация по всему семейству задач доступна в удобном структурированном виде.
Задания, по которым были отправлены подзадачи, отмечаются в списке значком стрелки. Он скрывается после выполнения или прекращения всех подзадач. Таким образом, в списке входящих легко видеть задания, к которым подключены другие исполнители.
Права доступа и шифрование задач
В системе Directum пользователь может просматривать только те задачи, на которые у него есть права доступа. По умолчанию они выдаются автоматически только участникам задачи. Также права можно настроить вручную, указав, кто из пользователей, помимо участников, может иметь доступ к задаче.
Для дополнительной защиты задач (в т.ч. всей иерархии переписки) используется шифрование на основе сертификата или паролем. Чтобы открыть зашифрованную задачу, пользователю необходим личный сертификат электронной подписи (ЭП), зарегистрированный в системе, и/или требуется знать пароль.
Контроль исполнения
Каждое задание имеет свой контрольный срок — дату и время, до которого оно должно быть выполнено. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи.
Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).
Проконтролировать ход процесса также можно с помощью схемы маршрута, в которой наглядно изображены этапы.
Управление бизнес-процессами
Directum предоставляет инструменты моделирования и исполнения бизнес-процессов согласно концепции BPM.
Механизм типовой маршрутизации (ТМ) является мощным инструментом для настройки процессов в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. Удобный графический редактор и отладчик ТМ позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, быстро и легко скорректировать при необходимости.
Настройка ТМ становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной. Действия участников процесса становятся предсказуемыми: с помощью ТМ автоматически задается список исполнителей, могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов.
Скорректированный процесс сразу доступен пользователям — все новые экземпляры процесса будут стартовать по-новому. Предприятие получает гибкий инструмент управления изменениями. В дальнейшем, используя статистику по процессам, аналитик может выявить узкие места и дополнительно скорректировать типовой маршрут.
При необходимости задания сложной логики процесса бизнес-аналитик обращается к программисту, который с помощью инструмента разработки IS-Builder легко разрабатывает новые прикладные блоки типовых маршрутов. Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией Directum, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.
Удобство работы со входящими заданиями
В системе предусмотрены различные методы оптимизации работы с большим количеством заданий.
Сортировка и фильтрация используются для упорядочивания задач и заданий по заданным критериям (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).
Предпросмотр заданий и документов позволяет быстро ознакомиться с их содержанием. Простые задания можно выполнить прямо в предпросмотре без открытия. Это ускоряет работу, сокращает количество действий в системе.
Цветовые статусы к объектам системы помогают визуально выделить задачи и задания в списке и выполнить поиск одинаково отмеченных объектов. Статусы к объектам устанавливаются сотрудником, и они видны только ему. Это позволяет сотруднику создавать собственный вариант работы с объектами в списке.
Потоки заданий. Для удобства работы с большим количеством заданий можно настроить автоматическое перемещение части заданий в управляемые папки. Это отдельные подпапки, в которые попадают однотипные задания в рамках одного процесса (рассмотрение заявок, согласование договоров). Разделение потоков заданий по управляемым папкам позволяет быстрее погружаться в работу и выполнять задания в срок.
Можно централизованно настроить управляемые папки для отдельных категорий пользователей. Например, папки согласования и рассмотрения документов — для руководителей и их помощников, или регистрации — для делопроизводителей. Кроме того, пользователи могут настроить папки индивидуально в зависимости от личных предпочтений и методов работы. Как видно, система предоставляет гибкие настройки для каждого сотрудника.
Правила для задач и заданий также позволяют упростить работу с ними. С их помощью можно автоматически переадресовывать, прекращать, выполнять или распределять задачи и задания по нужным папкам. Например, используйте правило, чтобы при создании задач с определенной темой они автоматически помечались признаком высокой важности. Такие задания исполнители выполнят в первую очередь.
Механизм замещения отсутствующих сотрудников обеспечивает непрерывность ключевых бизнес-процессов. На заданный период замещающий принимает все входящие задания отсутствующего, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам.
Таким образом удается избежать простоев в работе и добиться привязки процессов к ролям, а не только к конкретным исполнителям.
Упрощение работы со сложными и рутинными процессами
В любой компании сотрудникам приходится иметь дело со сложными многоэтапными процессами, запомнить ход которых и не допустить ошибок при их выполнении практически невозможно.
Мастер действий (МД) — еще один инструмент системы, который позволяет автоматизировать сложные, рутинные или, напротив, редко выполняемые процедуры, требующие соблюдения обязательных условий и этапов. МД пошагово запрашивает у пользователя необходимые начальные параметры, сам формирует задачу и стартует ее по соответствующему маршруту. Если процесс связан с созданием документа (заявление, договор), в работу включается еще один инструмент автоматизации — конструктор документов. Он позволяет создавать типовые документы на основе готовых макетов.
DirectumRX для начинающих. Лайфхаки при работе с системой
Опубликовано:
17 мая 2018 в 08:25
Коротко расскажем о возможностях DirectumRX, позволяющих легко начать работать в системе.
1. Видеоролики
Опытному пользователю тоже полезно заглянуть в видео. Оно обновляется по возможностям новых версий и пополняется рекомендациями, например, «Приемы работы с заданиями» или «Задания замещаемого сотрудника».
2. Умная справка
Смело нажимайте F1 в любом месте системы (из списка или карточки и т.д.), и сразу откроется справка по нужной теме. Например, если вы находитесь в списке «Реестр договоров», то откроется раздел справки с его описанием и возможными действиями плюс полезные рекомендации по фильтрации.
3. Виджеты
Кликните на самый верхний уровень «Мой DIRECTUM» и вы увидите область виджетов, они кликабельны и наглядны – каждый сотрудник может настроить виджеты под себя. Совет: переходите с виджета «Мои задания» к списку заданий на сегодня.
4. Папки потоков
У пользователей преднастроены папки, в которые автоматически попадают входящие задания по определенным критериям, их удобно использовать при большом потоке заданий. У сотрудников чаще всего используются папки «На согласование», «На исполнение».
Если вам удобнее работать только с папкой «Входящие», снимите флажок «Скрывать» в области фильтраций. Все задания будут отображаться в одной папке «Входящие»
5. Недавние документы
Список предназначен для поиска документов, которые вы просматривали, изменяли или создавали в течение определенного периода времени. Например, с его помощью можно:
6. Drag’n’Drop
Если к вам пришел документ по электронной почте или вы хотите загрузить документ с рабочего стола компьютера, достаточно открыть нужную папку и перетащить файл из письма или папки с компьютера. Система автоматически откроет карточку, занесет «тело» документа и заполнит поле *Содержание, исходя из наименования документа, вам останется заполнить остальные поля.
7. Никаких дублей при создании входящих счетов
При заполнении полей *Номер счета, *Дата счета, *Сумма, *Валюта и *Контрагент в карточке нового счета происходит проверка на наличие дублей. Если дубли найдены, то появится предупреждение. Для просмотра дублей в карточке входящего счета на вкладке Поиск в группе Дубли нажмите на кнопку «Показать дубли».
8. Списки – удобнейшая штука
Реестр договоров, входящие счета, документы к возврату – все это списки. Настраивайте и группируйте столбцы, фильтруйте информацию в них по нужным параметрам так, как вам удобно.
Так, отфильтровав список «Реестр договоров» по необходимым критериям, например, *Контрагент, *Состояние или *Категория, мы можем сформировать необходимый нам список договорных документов, а затем выгрузить его в Excel для печати или дальнейшей обработки.
9. Поиск
Не забывайте, что в системе доступен поиск по фрагменту текста для документов, задач, заданий, папок и объектов – используйте поле поиска над списком или закладку Поиск в ленте.
10. Практические рекомендации
Как говорится «На ошибках учатся». Чтобы не блуждать в поисках ответа, загляните для начала в список часто задаваемых вопросов и ответов, они собраны в практические рекомендации и легко находятся в справке по кнопке F1.
Лайфхаки для продвинутых пользователей ждите в следующей публикации. Делитесь своими любимыми советами для новичков в комментариях.
Что значит рестарт в директуме
Управление деловыми процессами
Изменение карточки задачи/задания
Рекомендуется не вносить изменения в следующих случаях:
· в задачи после старта;
· задания после выполнения;
Потому что в этих случаях участники задачи могут не заметить эти изменения. Для дополнения или уточнения информации рекомендуется создавать подзадачи с типом задания «Уведомление».
Тем не менее, бывают ситуации, когда необходимо внести изменения, например:
· задачу только что стартовали, участники еще не получили свои задания, при этом в задачу забыли добавить вложения или нужно уточнить текст задачи;
· требуется зафиксировать мнение участника в тексте уведомления;
· подвести итог выполненных работ и записать его в задании-контроль.
Чтобы иметь возможность вносить изменения нужно воспользоваться пунктом меню Правка/Разрешить изменение, в случае если в настройках задач/заданий не задан параметр По умолчанию включать режим редактирования.
При этом можно будет внести следующие изменения:
· изменить состав вложенных объектов;
· поменять тип прав в задаче.
После внесения любых изменений необходимо сохранить карточку задачи, задания, задания-контроль или уведомления.
В остальных случаях, например, чтобы изменить маршрут задачи, сроки, назначить наблюдателей и т.д., инициатору необходимо прекратить задачу, а затем рестартовать ее. При этом следует учесть, что часть заданий может быть уже выполнена, поэтому не требуется отправлять им задания повторно, если в этом нет необходимости.
Подготовка к новому отчетному периоду в системе DIRECTUM
Опубликовано:
1 октября 2018 в 11:59
Не секрет, что делопроизводитель готовится к новому году не просто закрытием всех «хвостов» и подготовкой к празднованию, в его обязанности также входит своевременная подготовка к новому отчетному периоду, чтобы корректно регистрировать и обрабатывать документы в новом году.
Если организация использует СЭД, то данный процесс дополняется некоторым перечнем операций, которые необходимо выполнить. При этом нужно помнить, что для выполнения операций требуется участие как самого делопроизводителя, так и администратора системы. О том, какие операции необходимо выполнить в системе DIRECTUM для подготовки к новому отчетному периоду, читайте ниже.
Выполняемые процедуры
1. Создание новой номенклатуры дел
В первую очередь необходимо создать новую номенклатуру дел. Номенклатура дел составляется на 1 января каждого календарного года и действует в течении всего года. К подготовке новой номенклатуры можно приступить не дожидаясь окончания текущего года.
Для создания номенклатуры можно воспользоваться одним из способов:
· автоматически, на основании записей дел предыдущих периодов;
Рассмотрим каждый из них.
Автоматическое создание дел
Рекомендуется использовать данный способ, т.к. он значительно сокращает время, необходимое для выполнения процедуры. Это получается за счет копирования уже существующих записей и автоматического внесения изменений в них.
Для проведения автоматической процедуры необходимо запустить сценарий Создать номенклатуру дел. Чтобы сценарий создал необходимую нам номенклатуру, сперва нужно задать ему ряд параметров:
Последние три пункта подразумевают, что можно создать номенклатуру дел как отдельно для определенной нашей организации, конкретного места регистрации или подразделения, так и сразу по всей организации.
Вручную
Здесь по процессу все намного проще. Открываем справочник Номенклатура дел, нажимаем на кнопку Создать запись, заполняем все необходимые реквизиты и сохраняем карточку нового дела.
Однако, нужно помнить, что дел может быть десятки и даже сотни. Создавая каждое дело вручную можно надолго зависнуть с этим вопросом и не успеть все выполнить в срок.
2. Обнуление счетчиков журналов регистрации
Для того, чтобы с нового отчетного периода начать нумерацию документов заново, необходимо обнулить счетчики журналов регистрации. Данную процедуру необходимо выполнять исключительно в новом году, после того, как все документы прошлого года будут обработаны. Если в конце года придет письмо, которое необходимо зарегистрировать, а счетчики уже обнулены, то нумерация собьется, придется выставлять порядковый номер в журнале регистрации.
И здесь у нас тоже имеется два способа:
Автоматическое обнуление
Традиционно для быстрого выполнения операции можно воспользоваться сценарием Обнуление счетчиков в журналах регистрации.
Обнуление таким образом можно провести либо по всей организации, либо по отдельному месту регистрации. После отработки сценария в журналах регистрации нумерация пойдет вновь с 1.
Здесь необходимо учитывать, что обнуление счетчиков в журналах регистрации обращений проводится отдельным одноименным сценарием, но принцип работы такой же.
Вручную
Данный способ не самый эффективный, но имеет место быть. В основном он полезен, если вам необходимо начать нумерацию в конкретном журнале не с 1, а, например, с 45.
Для этого необходимо открыть карточку записи справочника Журналы регистрации и нажать на кнопку Очередной номер. В открывшемся окне необходимо указать номер, за которым последует номер следующего зарегистрированного документа. Например, чтобы начать с 1, нужно указать 0, или, если необходимо начать со 100, то необходимо указать 99. Данный способ может пригодиться в том случае, если в журнале необходимо начать регистрацию не с начала.
Также нужно помнить, что не достаточно просто обнулить счетчики журналов, необходимо также проверить их состав на соответствие требованиям нового отчетного периода и, при необходимости, скорректировать состав журналов регистрации. Такая же ситуация и с местами регистрации.
Дополнительно рекомендую ознакомиться с материалами справки по журналам регистрации и местам регистрации.
3. Смена текущего периода
Текущий период ограничивает количество записей в справочниках и в отчетах по периоду действия записей, что важно для больших справочников, например справочников РКК. Установка фильтра по текущему периоду позволяет значительно ускорить работу таких справочников и для этого необходимо своевременно изменять текущий период. Эту операцию лучше выполнить уже в новом году, чтобы до окончания текущего года видеть все необходимые записи справочников.
Чтобы задать новое значение, необходимо запустить компоненту Текущий период и указать за какой период выводить записи справочников.
Есть несколько вариантов для выбора:
· текущий – указывается значение Месяц, Квартал, Год;
· последние – указывается значение в днях;
· период – произвольный период, с указание даты начала и даты окончания.
4. Заполнение календаря рабочего времени
Чтобы система четко понимала что считается рабочим днем и не прислала нам задание в наш выходной день, необходимо заполнить календарь рабочего времени. Данную настройку должен выполнять администратор системы. Лучше заполнять календарь на несколько лет вперед или хотя бы на следующий год. Данная процедура не сильно привязана к переходу на новый отчетный период, однако про неё нужно помнить и своевременно выполнять.
В системе доступны два вида календарей:
Основной календарь рабочего времени
Используется для большинства сотрудников организации. Например, рабочий день с 9 до 18 часов и обеденный перерыв с 12 до 13 часов.
Для заполнения календаря на новый период необходимо открыть справочник Календари рабочего времени и создать в нем новую запись.
При этом потребуется указать наименование и год, за который формируем календарь. Чтобы не заполнять весь календарь вручную (то есть каждый день отдельно) воспользуемся кнопкой Заполнить дни. Система запросит ряд параметров для заполнения календаря:
После заполнения календаря можно внести изменения в любой из дней, например, сделать укороченным предпраздничный день.
При заполнении полей необходимо учитывать:
Дополнительный календарь рабочего времени
Данный вид календарей используется для сотрудников, чей график работы не совпадает с графиком большинства сотрудников. Такая возможность появилась начиная с версии DIRECTUM 5.6.
Заполнение календаря происходит аналогично основному календарю, но в другом справочнике – Дополнительные календари рабочего времени.
Однако, необходимо учитывать, что после создания дополнительного календаря необходимо провести еще ряд действий, чтобы отдельные пользователи могли начать работать по этому календарю.
В справочнике Календари рабочего времени пользователей и групп создаем новую запись и указываем в ней:
В случае отсутствия дополнительного календаря для пользователя автоматически используется основной календарь рабочего времени.
5. Проверка индивидуальных настроек пользователя
Индивидуальные настройки позволяют сделать работу с модулем «Канцелярия» проще и сократить время на выполнение часто повторяющихся действий для каждого конкретного делопроизводителя.
Для того, чтобы в новом периоде индивидуальные настройки работали корректно, их необходимо перепроверить и при необходимости скорректировать исходя из проведенных изменений.
Индивидуальные настройки изначально могут быть заданы Администратором системы. Если данные настройки не подходят, то пользователь может их скорректировать. Индивидуальные настройки действуют только для текущего пользователя. Если в новом году предполагается использовать новый журнал или дело, то изменения лучше вносить в начале следующего года, чтобы в текущем году при работе с РКК подставлялись нужные значения.
В первую очередь необходимо задать настройки работы с РКК и поручениями. Для этого необходимо:
1) На обложке модуля «Канцелярия» нажать на ссылку «Мои настройки модуля», либо открыть нужное представление справочника РКК (Входящие, Исходящие, Внутренние) и на ленте в группе Сервис нажать на кнопку Настройки.
2) Заполнить необходимые параметры, исходя из выполняемой работы. Заполняемые параметры разделены по потокам, что позволяет пользователю самому решать какие значения должны подставляться при регистрации той или иной РКК. Например, если Вы работаете только с входящей корреспонденцией, то нет необходимости заполнять параметры по исходящим и т.д.
В настройках можно задать следующие параметры для РКК:
· вид документа – указывается вид документа, отдельно для каждого представления РКК, который чаще всего используется;
· журнал регистрации – аналогично виду;
· дело – дело, в которое чаще всего помещаются РКК этого вида. При этом список дел для выбора будет ограничен по виду РКК, месту регистрации, подразделению регистрации и журналу регистрации;
· дата регистрации – определяется дата и время регистрации документа. Возможны значения Сегодня и От предыдущей РКК. Второй вариант рекомендуется использовать, если часто регистрируются документы, поступившие за вчерашний день и тогда дата регистрации будет заполняться датой регистрации предыдущей РКК.
· автоформирование отчета по поручениям – если флажок будет установлен, то при переходе на закладку «Контроль» будет автоматически формироваться отчет по поручениям. Если флажок не будет установлен, то для формирования отчета нужно будет нажать на ссылку Показать дерево поручений;
· открывать окно свойств при создании документа – если флажок установлен, то после создания документа на пользователя будет выводиться окно с запросом: Открыть документ, Открыть карточку документа, Настроить права доступа. Однако, здесь стоит учитывать, что данное окно будет появляться каждый раз при создании документа из карточки РКК;
· показать задачу перед стартом – удобно в том случае, если приходится часто корректировать карточку задачи до её старта, например, дописывать дополнительную информацию в текст. Если флажок установлен, то при старте задачи на рассмотрение или исполнение документа будет показана карточка задачи;
· проверять орфографию при сохранении – если установить флажок, то при сохранении РКК будет проводиться проверка орфографии в полях Содержание и Примечание. В противном случае для проверки орфографии потребуется нажать на кнопку Орфография, которая находится на ленте карточки РКК на вкладке Дополнительно в группе Сервис.
Дополнительно для РКК можно указать:
· для исходящих РКК дату отправки. Возможные значения Сегодня и От предыдущей РКК. Во втором случае дата отправки будет заполняться также как и в случае с датой регистрации. Удобно будет в том случае, если часто регистрируются документы, отправленные в предыдущий день.
· для входящих и исходящих РКК способ доставки. При регистрации данное значение автоматически подставится в реквизит Способ доставки в карточке входящей или исходящей РКК.
Для поручений можно задать следующие настройки:
· дата поручения – возможные значения Сегодня и От предыдущего поручения;
· автор поручения – если поручения выдаются от имени одного и тоже сотрудника, то можно установить значение От предыдущего поручения;
· на контроле – необходимость постановки поручения на контроль;
· контролер – сотрудник, ответственный за контроль исполнения поручения;
· автоформирование отчета по поручениям – аналогично формированию отчета при заполнении настроек для РКК;
· показать задачу перед стартом – аналогично настройкам для РКК;
3) Сохранить настройки и начать комфортную работу.
В качестве рекомендации также стоит рассмотреть удобство работы со справочниками РКК и Поручения, настроить их внешний вид. Каждый пользователь может сам решать какой набор колонок ему необходимо видеть для быстрого получения информации по записям справочника. Также можно настроить индивидуальную фильтрацию справочника или несколько фильтраций, которые позволят быстро получать разную подборку записей исходя из текущей потребности. Все это можно сделать непосредственно в справочнике.
Для быстрой работы с полями Содержание в РКК и Текст в поручениях удобно использовать автотексты, которые можно задать не выходя из карточки поручения или РКК. Для этого необходимо нажать на кнопку рядом с полем и в открывшемся окне добавить новый автотекст по кнопке Создать запись.
Заключение
Вот теперь система готова к новому отчетному периоду. Своевременное выполнение данных операции позволяет делопроизводителям корректно и эффективно выполнять свои функции, тратя при этом минимум времени.
Также стоит помнить, что настройки могут быть скорректированы в процессе работы при появлении объективных на то причин.