что значит юридически значимый электронный документооборот
Юридически значимый ЭДО
Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.
В 2020 году увеличению интереса к ЭДО способствовали ввод ЭТК, новая форма отчёта — СЗВ-ТД, пандемия и режим удалённой работы, а также поправки к федеральному закону № 63 «Об электронной подписи».
Обмен юридически значимыми документами между организациями — задача, решение которой позволяет открыть новые возможности для перехода с классического документооборота на безбумажные технологии.
Компании переходят на СЭД, чтобы организовать юридически значимый ЭДО.
Что такое ЮЗЭДО
Юридическая значимость (ЮЗ) — свойство, которое обеспечивает правовую силу какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента.
Все организации ведут документооборот, который делится на три вида:
Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. К нему относятся счета, декларации, отчёты и накладные.
Внутренний документооборот обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. Он включает в себя приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки.
Юридически значимый электронный документооборот обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Главный признак юридической значимости документа — наличие правовых последствий.
Критерии юридически значимого ЭДО
С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, получение, обработка и архивирование. Но электронный документ становится юридически значимым не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.
Главное свойство ЮЗ электронных документов — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.
Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты.
Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Компании предоставляются системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.
Актуальность ЮЗЭДО
СЭД превосходят бумажный документооборот по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.
Работы с электронными документами минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск и управление. Также СЭД предлагает типовые формы, например, СЗВ-ТД для отправки в ПФР.
С помощью СЭД можно разграничить доступ к файлам разным категориям работников, а также ввести прозрачную систему работы. Каждый файл обладает историей изменений, а во всей системе введён автоматический поиск по всем файлам.
Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, ЮЗЭДО обладает собственными преимуществами:
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)
За последние несколько лет внедрение электронного документооборота или внедрение сэд укрепилось в бизнес-среде. Ведение бухгалтерии и документов налогового учёта уверенно переходит с бумажных носителей в сферу электронной документации, и в этом есть множество неоспоримых преимуществ. В этой статье мы расскажем, что такое юридически значимый электронный документооборот, разберем его плюсы и минусы, а также развеем самые популярные мифы об электронной документации.
Что такое ЮЗЭД?
Статья 2, п. 1.1. Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
(п. 1.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)
Также приняты соответствующие изменения Налогового Кодекса и целый ряд других законов, которые позволяют рассматривать электронные документы как равноценные оформленным на бумаге.
Для того, чтобы документ стал юридически значимым, он должен обладать простой электронной или усиленной квалифицированной электронной подписью, о чем говорит Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Зачем нужен ЮЗДО?
Несомненно, система документооборота, и принятые в связи с ним законы, во многом упрощает как создание и учёт документов, так и их доставку. Вне зависимости от местонахождения контрагента, доставка электронного документа происходит мгновенно. В случае ошибки, документ можно оперативно переделать и за считанные секунды отправить на подпись его корректную версию.
Самым главным плюсом ведения ЮЗДО является высокий уровень сохранности документов. Их оригиналы всегда присутствуют на руках, вероятность бухгалтерских ошибок сводится к минимуму, а при возникновении спорных ситуаций, любую путаницу можно разрешить в кратчайшие сроки.
Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает высокую скорость передачи, согласования договоров и обработки электронных документов, что положительно влияет на формирование отчетов, быструю отгрузку товаров, выставление счетов и их оплату, и т.д.
Также в качестве плюсов внедрения ЮЗЭД нельзя не отметить отсутствие необходимости ведения документации в бумажном виде.
Виды ЮЗДО
Для того, чтобы перейти на электронный документооборот, например с помощью сэд диадок, необходимо определить, какие виды документов компания имеет возможность и готова перевести в электронный вид. Ими могут стать как внутренние документы, так и документы, определяющие взаимоотношения между контрагентами: счета, акты, накладные, и пр.
Стоит отметить, что не всегда имеется возможность вести полный ЮЗДО, поэтому такие документы, как транспортные накладные или сертификаты на перевозимый груз по-прежнему будут иметь бумажный вид.
Электронная подпись
Статья 5, п. 1 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017).
Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.
Как правило, для обмена документами компании используют усиленную электронную подпись. Согласно закону, усиленная подпись имеет такие особенности, как ключи проверки и сертификаты уникальности, что дает документу такие преимущества, как защиту от его подделки, контроль его целостности и защиту от внесения изменений.
Контроль электронного документооборота
Одним из главных преимуществ перехода на ЮЗЭД является усиленный контроль за движением документов. Все документы проходят через единую систему электронного документооборота и в ней же фиксируются. В этой системе можно отследить движение документов и статус их обработки, организовать сортировку, но ни один документ невозможно удалить, поэтому ни пропустить, ни потерять электронный документ невозможно.
Также ЮЗДО положительно влияет на поиск документов и безопасность их хранения. Система ЭДО имеет гибкую систему поиска по многим значениям и возможность установки прав доступа.
* ЮЗЭД можно легко подделать, а электронной подписи нельзя доверять.
Технология электронной подписи настолько надёжна, что она исключает любую возможность подделки документа, его незаконного изменения и отказа от его авторства. В создании электронной подписи используются современные криптосистемы и методы шифрования, поэтому подделать ее также невозможно.
* Компьютерам нельзя доверять – мой документ запросто может удалиться или потеряться.
По сравнению с бумажными документами, шанс потерять электронный документ минимален и практически равняется нулю. При организации регулярного резервного копирования данных, доставка и сохранность документа – гарантированы.
* Юридическую силу электронных документов сложно доказать, поэтому их использование в качестве доказательства в суде – сомнительно.
Юридическая сила электронных документов закрепляется использованием электронной подписи. Если в суде возникает сомнение о подлинности электронной подписи, то как и в случае с бумажными документами, проводится экспертиза.
Заключение
Отказ от ведения бумажного архива документов с переходом на электронный документооборот становится реальностью. ЮЗДО имеет массу преимуществ, которые касаются как удобства ведения документации, так и обмена документами, их сохранности и защиты.
Компании все чаще переходят на ЮЗЭД, внедряют системы автоматизации как внутреннего, так и внешнего документооборота.
Ну, и конечно же, нельзя не отметить ту роль, которую сыграли государственные органы в развитии электронного документооборота, приняв соответствующие законы и взяв под жёсткий контроль их исполнение.
Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.
Дополнительная информация о возможностях решений Флексби:
Документооборот
автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;
CRM и Продажи
автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;
Финансовые Документы
согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;
Электронный Архив
автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;
Управление Закупками
автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;
Заявки и Сервис
автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;
Dialogforce
чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;
Юридическая сила электронного документа
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
Переход на ЮЗДО: какие сложности нужно решить в первую очередь
Переход на юридически значимый документооборот (ЮЗДО) при всем влиянии на эффективность бизнеса остается сложной процедурой: нужно учесть многие нюансы, в том числе законодательные, перенастроить процессы, согласовать действия с контрагентами. Важна тщательная подготовка – самостоятельная или с помощью опытных консультантов.
Меня зовут Владислав Степанов, я специализируюсь на внедрении и консалтинге в сфере автоматизации документооборота в ИТ-компании «КОРУС Консалтинг». Хочу поделиться опытом и рекомендациями по переходу компаний на электронный документооборот и рассказать о нюансах: проблемах роуминга, типизации, маршрутизации, комплектности и обработки документов.
Для начала определимся с терминологией. Электронный документооборот (или ЭДО) – это любой обмен цифровыми копиями документов как внутри компании, так и вовне. Как только штат организации преодолевает условную отметку в 100+ человек, потребность в ЭДО начинает ощущаться все более остро. Разница между обычным документооборотом и юридически значимым (ЮЗДО) – в характере файлов, которыми обмениваются стороны. В последнем случае документ можно привлекать для доказательства прав. Таким образом, ЮЗДО – это разновидность ЭДО.
Использование автоматизированных систем для ЮЗДО в бизнесе постепенно увеличивается несмотря на ряд объективных сдерживающих факторов. Полностью перейти на электронный документооборот мешает отсутствие законодательных норм для некоторых типов документов, не прописано разделение зон ответственности при использовании электронной подписи (ЭП).
Есть и хорошая новость: определенные государственные инициативы (в частности, вступившие в силу с 1 января 2020 года поправки в 63 ФЗ об использовании ЭП), распространение удаленной работы, рост количества мобильных сотрудников и растущая цифровая зрелость бизнеса стимулируют переход на ЮЗДО.
Насколько глубоко компания распространит ЮЗДО на свои бизнес-процессы, зависит от многих факторов. В крупных организациях, по нашим оценкам, до 75% документов на данный момент могут быть полностью и успешно оцифрованы, но на практике этот показатель гораздо ниже. Часть контрагентов по-прежнему не хочет переходить в цифру, хотя среди крупных игроков доля выбравших ЭДО достигает 30-50%, а в некоторых случаях даже больше. Тем не менее даже эти контрагенты зачастую предпочитают использовать ЭДО для обмена только какой-то частью документов, например, финансовой первичкой. А некоторые, наоборот, готовы обмениваться по ЭДО только полными комплектами.
Дальнейший успех цифровизации документооборота и возможности для его масштабирования вовне зависят от того, насколько успешно компания разрешит возникающие технические и организационные вопросы. Вот только главные из них.
Выбор системы для ЮЗДО
Платформой для автоматизации документооборота могут выступать разные внутренние системы: единая ECM (Enterprise Content Management) или несколько решений (СЭД/ECM, ERP и др). Еще на стадии выбора учитывайте возможности масштабирования ЭДО в будущем. Инструментария уже установленной в компании системы электронного документооборота, которая всех полностью устраивает, в будущем может не хватить для какого-то определенного процесса. Сейчас он не используется, но как только потребность возникнет, придется выбирать дополнительное решение, а это сопряжено с новыми затратами как на лицензии, так и на поддержку. Поэтому систему сразу необходимо примерить «на вырост».
При выборе одной или нескольких ИТ-систем стоит учесть, что при ЮЗДО у каждой должны быть установлены свои коннекторы к операторам ЭДО, внешним и внутренним центрам хранения сертификатов подписей. Необходимо оценить, какие именно инструменты потребуются и, исходя из этого, очертить круг подходящих решений. Вполне возможно, что для полноценной реализации ЮЗДО вам может потребоваться не одна СЭД/ECM-система, но и ERP, CRM и другие, в зависимости от процессов.
Выбор оператора ЭДО
Сегодня на рынке представлено не менее двух десятков операторов ЭДО, которые предлагают услуги маршрутизации внешних документов: «Диадок», СБИС, «СФЕРА Курьер», «Такском», «Калуга Астрал», «Синердокс» и другие. С точки зрения взаимодействия и выбора подходящего SLA, проще работать через единого оператора ЭДО. Но так только кажется.
На самом деле контрагенты компании обычно работают с разными операторами ЭДО. Чем больше у бизнеса партнёров, с которыми у него налажен документооборот, тем больше провайдеров ему придется вовлечь. Для обмена между операторами существует роуминг, но на данный момент в его реализации есть ряд сложностей.
Операторы по-разному настраивают роуминг: через запросы в личном кабинете, письма менеджеру, веб-формы, – и все эти процедуры нужно проходить в ручном режиме.
Роуминг между операторами может занимать много времени, так как тех, кто подписал в рамках инициативы ассоциации разработчиков и операторов систем электронных услуг (РОСЭУ) интеграцию в один клик, пока немного. У прочих провайдеров настройка может растянуться на 10-15 дней и даже несколько месяцев.
Роуминг не предоставляет все возможности ЭДО. Например, из-за этого довольно часто процесс аннулирования документов не работает. Это касается и дополнительных функций, на которые дал согласие один оператор ЭДО, но передать другому их нельзя.
Существуют проблемы с наименованием документов (при роуминге используется транслитерация).
У каждого оператора свое понимание того, как определять документы в полуформализованном виде (если для них нет установленных ФНС форматов). У кого-то существует единая сущность договора, у других – несколько. Соответственно, может теряться типизация документов при передаче между провайдерами.
Не все операторы ЭДО работают с пакетами документов, которая необходима многим крупным компаниям.
Работа с контрагентами
На практике компаниям приходится взаимодействовать с несколькими операторами ЭДО, но их круг должен быть ограничен разумными рамками. Пока на рынке не существует универсального коннектора, который позволил бы подключиться к любому из них. Однако проблему работы с несколькими операторами ЭДО все же можно решить: например, с помощью отдельного микросервиса интеграции, шины данных, доработки СЭД как хаба и т.п.
Чтобы сделать выбор, нужно рассмотреть тех провайдеров, с которыми работает большинство контрагентов компании. Как правило, это СБИС, «Диадок» и «Такском». Такую информацию даст опросник, рассылаемый клиентам/поставщикам: его можно составить как своими силами, так и с помощью консалтинговой компании. Он поможет выяснить, готов ли партнер перейти на ЭДО, что ему мешает и как можно помочь.
Если партнер принципиально готов работать в рамках ЭДО, определите, какими именно типами документов он будет с вами обмениваться. Если данная организация раньше никогда не работала с электронным документооборотом, нужно будет донести до неё потенциальную выгоду цифровизации процесса.
Крупные организации, как, например, «Сбер» или «Магнит», могут себе позволить переход на ЭДО в уведомительном порядке, просто сделав его обязательным условием с оговоренной даты. Но если ваше влияние на рынке не столь велико, нужно будет договариваться с контрагентами и выделить на это время.
Нюансы работы с документами: типизация, маршрутизация, комплектность
Типизация и маршрутизация документов – определение, к какой категории, отделу, сотруднику они относятся, в какую ИТ-систему должен быть передан. Существуют решения с широкой функциональностью в этой области. На их базе можно построить матрицу маршрутизации и реализовать весь процесс автоматически.
Однако с входящими документами это не всегда легко сделать. В таком случае используйте типизацию документов на основе формализованных частей в их наименовании. Другой вариант решения – дополнительный сервис по распознаванию или внесение новых атрибутов. Для этого в соглашение об ЭДО с контрагентами в отдельном приложении пропишите правила наименования документов. Например, код в названии распознается системой, и на его основании происходит маршрутизация. Однако не все контрагенты готовы к такой работе.
Еще один важный вопрос связан с комплектностью первичных документов, присланных контрагентами. Речь идет о возможности разбирать комплекты, чтобы потом передавать их в определенные ИТ-системы, и собирать их из нескольких систем в единый пакет, подписывать и отправлять вовне.
Третья группа вопросов связана с большим объемом документооборота с контрагентами. Для них может быть реализована техническая подпись. Кроме того, важно прогнозировать рост объема документов в перспективе для того, чтобы заранее определить потребность в ресурсах для их обработки и хранения. Этот параметр также влияет на выбор класса систем ECM и расчет потенциальных затрат.
При выборе типа электронной подписи стоит учесть, что для внутренней документации подходят простая электронная подпись (ПЭП) и неквалифицированная (НЭП), а для подписания внешних в большинстве случаев нужна усовершенствованная квалифицированная (УКЭП). НЭП в последнем случае тоже может быть использована, но с существенными оговорками. Смежный вопрос – чьими сертификатами пользоваться для ЭП.
Кроме того, в процессе перехода на ЭДО может возникнуть вопрос с остаточными бумажными документами. Он решается с помощью систем для работы с архивом Они позволяют автоматизировать процессы сканирования и штрих-кодирования,
оцифровки и хранения внутри ИТ-системы всего архива. Это может быть сделано как в самой компании, так и передано на аутсорсинг.
Несмотря на большое количество нюансов внедрение ЮЗДО в компаниях продолжается. Работа с внешними консультантами позволяет сделать такой переход максимально безболезненным, учесть все тонкости и факторы. Если в организации уже есть ЭДО и/или ЮЗДО, специалисты помогут сделать их использование более эффективным и масштабировать решения.
Поскольку сфера ЮЗДО постоянно трансформируется и меняется, включая правовое поле и пул доступных технических решений, именно опытный консультант может помочь бизнесу построить индивидуальную модель процесса, которая будет учитывать специфику деятельности компании, уже имеющиеся у нее ИТ-решения и сложившиеся взаимоотношения с контрагентами. Сотрудничая с консультантом, можно получить максимум от тех инструментов для ЭДО, которыми бизнес уже располагает, и дополнить их недостающими звеньями.
Ведь в конечном счете задача перехода на ЮЗДО состоит не в том, чтобы усложнить процессы в бизнесе, а упростить их, ускорить прохождение процедур, способствовать росту операционной эффективности и прибыли. И все эти возможности заложены в саму идею ЭДО, но работают только в умелых руках.
Что нужно знать про обмен электронными документами
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.
Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ
Квалифицированная подпись
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.