что значит заявка в обработке
Заявление зарегистрировано и направлено на обработку в ПФР – что это значит
Многие граждане Российской Федерации в мае подали заявления на выплату единовременного материального пособия в размере 10000 рублей для детей до 16 лет. Поступление денежных средств началось 1 июня 2020 года. Отслеживание статусов доступно на официальном сайте Пенсионного фонда и портале Госуслуг. Чаще всего в высвечивается статус «Принято ПФР. Заявление зарегистрировано и направлено на обработку». Далее пойдет речь о значении данного уведомления и проблемах, с которыми может столкнуться человек, подавший заявление на пособие.
Что означает обработка в ПФР
Сервисный статус, сообщающий о регистрации заявления и направлении его на обработку в ПФР, уведомляет гражданина о том, что поданные им документы были зафиксированы в электронной очереди Пенсионного фонда России. В данный момент происходит проверка подлинности указанной информации, после завершения которой обращение будет внесено в систему и произойдет фактическое начисление материального пособия. В случае выявления ошибок, допущенных при заполнении документов, либо некорректно введенных сведений пользователь получит соответствующее уведомление.
Поскольку в системе нередко наблюдаются сбои, рекомендуется выполнить самостоятельную проверку текущего статуса посредством просмотра загруженного PDF-файла. Для этого нужно кликнуть по кнопке «Заявление». При обнаружении каких-либо проблем следует обратиться в службу поддержки Пенсионного фонда или нанести визит в местный филиал ПФР.
Как долго может «висеть» статус «В обработке»
Невозможно дать однозначный ответ на вопрос «Сколько времени займет обработка заявления?». Поскольку количество людей в электронной очереди превышает допустимые пределы, процесс начисления выплат способен затянуться на неопределенный срок. Статус «Отправлено в ведомство» означает, что система не приняла поданные документы из-за обнаруженных ошибок или других недочетов.
В случае, если документация была заполнена корректно, остается ждать, когда Пенсионный фонд вынесет решение и выплатит пособие. В настоящее время территориальные клиентские службы занимаются проверкой заявлений с помощью электронных порталов. Официальные представители пенсионного ведомства утверждают, что в самом ближайшем времени проблема с очередями будет решена.
Отзывы
17 мая зашла на портал Пенсионного фонда для того, чтобы оформить единоразовую выплату пособия для детей от 3 до 16 лет в размере 10 000 рублей. Сайт постоянно зависал, и отправить заявление никак не получалось. В одном сообществе ВКонтакте прочла, что поток заявок превышает 50 тысяч в час. Люди пишут, что причина проблемы – перегруженность серверов и неготовность сотрудников ПФР обрабатывать такие объемы обращений от граждан.
Две недели назад заполнила заявление на сайте Госуслуг на выплату материального пособия для ребенка. На протяжении нескольких дней статус оставался неизменным и уведомлял о том, что заявление зарегистрировано и поставлено в электронную очередь. И только 8 дней спустя статус сменился на «заявление доставлено в ПФР», а в личном кабинете появилась информация о промежуточных результатах.
Заключение
Статус «Принято ПФР. Заявление зарегистрировано и направлено на обработку» указывает на то, что заявка поступила в электронную систему Пенсионного фонда. Поскольку на данный момент наблюдаются огромные очереди, процесс зачисления денежных средств может растянуться на неопределенный срок.
Эффективная обработка входящих заявок
Обработка, приоритезация и отслеживание входящих заявок требует больших усилий, особенно если они поступают с разных каналов, таких как электронная почта, мессенжеры, хелпдеск, телефонные звонки и другие каналы. Управление всеми этими запросами требует времени и ресурсов и является непростой задачей. А правильная реализация управления запросами, отвечающая потребностям компании, позволяет ей повысить производительность различных операций и улучшить структуру прибыли и затрат.
Как можно обрабатывать заявки
Сейчас предприниматели используют два основных варианта обработки заявок, вне зависимости от типа предприятия:
К традиционному относятся такие способы обработки заявок, как электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, Телеграмм, Одноклассники, Инстаграм и многие другие), телефонные звонки и так далее. В каждом случае необходимо прорабатывать стратегию, нанимать специалистов для успешной обработки заявок конкретным способом.
Справка! Например, для приема звонков большинство крупных компаний создают Call-центры, а в последнее время большую популярность набрали SMM-специалисты, которые работают с социальными сетями.
Традиционные способы эффективны при небольшом охвате, когда с задачей может справиться несколько человек. Обычно создается небольшая команда, которая работает над совместной целью. На самых ранних этапах развития компании с этим может справиться даже около 10 человек. Но если охват и количество заявок растет, то увеличение специалистов для обработки всей поступающей информации приведет к большим расходам, которые больно ударят по счету компании. В таком случае понадобятся современные IT-технологии, к которым относится сервис Smart Service.
Что представляют собой современные IT-технологии для обработки заявок
Ярким примером современной IT-технологии для обработки заявок является Smart Service, который объединяет в себе заказчиков, поставщиков и подрядчиков. То есть эта программа позволяет оптимизировать бизнес-процесс, работу персонала, а также контроль за этими процессами. На первый взгляд может показаться, что затраты на подобные технологии превышают стоимость традиционной обработки заявок. Но, на самом деле, происходит снижение затрат и расходов на производственные процессы. В отдельных случаях снижение расходов может достигать 50%. А все благодаря автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.
Иногда предприниматели путают две разных технологии: хелпдеск (Help Desk) и сервисдеск (Service Desk). В первом случае речь идет об инструменте для техподдержки пользователей, который облегчает работу (наиболее популярными вариантами выбора являются Exel или другая система учета). Service Desk – это специально разработанные методики и процедуры, которые помогают организовать сервисные службы технической поддержки. Благодаря оптимизации при помощи сервисдеск, улучшается и ускоряется процесс обработки заявок и не только. Так, современные IT-технологии должны обладать следующими параметрами:
И если первые семь пунктов может выполнять система хелпдеск, то остальные пункты Help Desk реализовать не сможет. В этом и заключается преимущество сервисдеска, хоть эта технология и стоит несколько дороже. При этом Service Desk может обладать дополнительными параметрами, которые облегчат предпринимателю и его команде использование этой IT-технологии. К таким дополнительным функциям можно отнести:
Почему лучше использовать IT-технологии, а не традиционный способ обработки заявок
Традиционный способ обработки заявок отлично подходит для начального этапа развития бизнеса. Но со временем поток клиентов растет, появляется потребность в быстродействии и высокой скорости обслуживания. В этом случае и помогут IT-технологии, которые смогут оптимизировать весь процесс. А значит, увеличится скорость и качество обработки заявок. Кроме этого, Service Desk обладает и целым рядом других преимуществ:
Как можно было заметить, выше описаны преимущества для работы внутри компании. Но еще есть ряд достоинств Service Desk, которые помогают решать задачи для работы с клиентами и заказчиками. К таким преимуществам сервисдеск относится:
Как видно из двух последних списков, современные IT-технологии имеют преимущество перед традиционными способами обработки заявок как для работы внутри компании, так и для работы с клиентами или заказчиками. При этом Service Desk можно интегрировать в любой бизнес: курьерская служба, сервисная компания, торговый центр, управляющая и обслуживающая компания или строительная организация.
Обработка заявок клиентов, или Как трансформировать запрос в продажу
Каждая заявка – потенциальная продажа. Поэтому отнестись к ней следует со всей ответственностью. Важно сосредоточиться, сконцентрировать внимание на заказе, придерживаться нужной последовательности действий. Обработка заявок клиентов – ответственный шаг на пути к продаже.
Конверсия заявок в продажу: как это происходит
Процесс можно представить в виде этапов:
Третий пункт – это и есть конверсия заявок в продажу. Чтобы не потерять реальных покупателей, надо грамотно обрабатывать входящие звонки.
Входящие заявки: способы обработки
Традиционный способ
В подавляющем большинстве продажи осуществляются по телефону. Ответить на звонок может секретарь или менеджер. Хорошим тоном считается немедленный отзыв. Если по какой-либо причине сразу ответить не получилось, требуется перезвонить в ближайшее время.
Первое, что должен услышать клиент: приветствие, название компании, фамилию, имя и должность сотрудника.
После того, как клиент озвучит свою потребность, необходимо перехватить инициативу в разговоре. Постараться получить контактные данные обратившегося: фамилию и имя, из какой организации, какие проблемы испытывает. Адрес электронной почты – неплохое подспорье для дальнейшей работы с потребителем.
Для построения доверительных отношений с собеседником надо уметь проявлять терпение и такт, относиться с уважением к чужому мнению.
Если заявка поступила по почте или на сайт, позвонить следует не более чем через 20 минут. В противном случае возможный покупатель может уйти к конкурентам.
Call-центр – помощь и поддержка
Call-центр – специальная организация, или отдел компании, которые осуществляют все виды контактов с потребителями по разным каналам. Услугами контакт-центров пользуются компании, которым приходится взаимодействовать с клиентами.
Круг деятельности call-центра весьма многогранен:
Пользователи по достоинству оценили преимущества работы с call-центрами: высокое качество обслуживания, круглосуточный график работы в режиме онлайн.
CRM-система: экономия сил и времени
CRM для продаж представляет собой универсальный инструмент для управления всеми этапами бизнес-процесса. Главной функцией является контроль за производственными показателями, формированием отчетности, определением выгодности и корректировки всех сегментов работы.
CRM-система автоматизирует процессы взаимоотношений с клиентами. Это позволяет:
Система CRM представлена несколькими типами. Их различие состоит в уровнях обработки поступающей информации и предлагаемых задач. На эти показатели и следует опираться при выборе системы.
Оптимальная система соответствует стратегии и требованиям конкретного бизнеса. Необходимой характеристикой является возможность интегрирования CRM с применяемой в компании информационной системой.
Стоит обратить внимание на реальность тонкой настройки, а также последующей доработки под потребности определенного бизнеса.
Существенным плюсом считается интеграция лендингов с системой CRM, что существенно облегчает работу с клиентами. Умной технологии можно смело доверить сбор информации о целевой аудитории, контроль над бизнес-процессами, формирование отчетов.
На предпродажном этапе система проследит за регулярностью общения с покупателями, обеспечит повторные касания, отправит коммерческие предложения.
Контроль за качеством звонков
Важным условием грамотной работы с обращениями потребителей является контроль за качеством звонка менеджера. Правильный ответ способствует повышению конверсии входящих заявок.
Чек-лист контроля качества звонка менеджера
Закрытые вопросы звучат как повествовательные предложения с вопросительным знаком на конце. Подразумевают 2 варианта ответа: да или нет. Служат для получения согласия, уточнения, подтверждения, завершения разговора.
Нельзя задавать несколько закрытых вопросов подряд, дабы не превратить общение в допрос. Нежелательны они и в начале разговора.
Открытые вопросы начинаются с вопросительных слов. Их задача – разговорить клиента, получить нужную информацию или паузу для менеджера, чтобы обдумать дальнейший ход беседы. Открытые вопросы не следует применять в конце разговора.
Менеджеру окажет незаменимую помощь умение не только слушать, но и слышать собеседника. Выясняя проблемы клиента, не стоит перебивать его или торопить с ответом. Юмор приветствуется, если он к месту и в меру.
При личной встрече играют роль не только слова, но и мимика, жесты, взгляды, внешний вид.
Причиной противоречий со стороны возможного покупателя служат недочеты в первых шагах. Чаще всего это плохо выявленные потребности клиента. Следует вернуться к шагу № 2, попытаться еще раз вникнуть в проблемы потребителя.
Для исправления сложившейся ситуации необходимо представить дополнительные сведения о преимуществах товара, детально осветить выгоды его применения.
Возражения нужно обсуждать: дать человеку возможность выговориться, задать необходимые в данной ситуации вопросы. Неплохо разрядить обстановку шуткой, и опять вернуться к цели разговора. Важно сохранять доброжелательный настрой, и даже проявлять в некоторые моменты сочувствие.
Поинтересоваться, какие сомнения остались, какова истинная причина промедления. Ненавязчиво подтолкнуть к принятию решения, дав понять, что:
При этом потенциальный покупатель должен быть уверен, что право выбора остается за ним. Если все же сделка не состоялась, приходится планировать дальнейшие шаги, такие, как звонок или встреча.
Качество разговора менеджера с клиентом – весьма важный показатель. Поэтому контроль за звонками желателен в любой компании, которая практикует телефонные продажи. Это отличный способ оценки менеджера как по количественным показателям, так и по продолжительности разговора.
Существует два вида контроля: прослушивание и система отчетов.
Контроль по системе отчетов
Отчет составляется на базе IP-телефонии, которая интегрирована с системой CRM. Документ помогает:
Прослушивание разговоров
Польза прослушивания записи разговоров бесспорна:
Результатом прослушивания станет составление архива хороших и провальных разговоров. Это отличная база для обучения новых и развития работающих менеджеров.
Возможность добавления KPI по качеству звонков. Еще один метод для мотивации сотрудников. Необходимо рассчитать формулу правильного звонка, перечислить критерии поведения, которые должен показать менеджер.
Можно собрать статистику по каждому работнику. Сюда относятся:
На основании данной информации уместно создать листы развития. Это инструменты, позволяющие определить виды навыков, которыми пользуется или не пользуется менеджер.
Прослушиванием удобнее заниматься отдельному человеку. Как минимум, два раза в день на каждого менеджера. Сотрудники не должны знать время проверки. Это позволяет держать коллектив в тонусе. Хорошим результатом считается 80 % качественно проведенных звонков. Прослушивание ведет к улучшению навыков работы менеджеров и увеличению продаж на 15 %.
Пример из жизни. Во время телефонных переговоров клиент отказался от крупной покупки. Отказ мотивировал тем, что у конкурентов цена на аналогичный товар ниже. Это выявилось при прослушивании звонка.
Менеджер забыл, что при оптовой закупке полагается бесплатная доставка. Пришлось перезвонить покупателю и озвучить льготу. Так удалось предотвратить срыв выгодной сделки.
Продаж без общения с клиентами не бывает. На всех этапах качество общения должно быть на высоте. Но обработка заявок на особом счету, потому что заявка – последняя ступень к покупке. Менеджеру необходимо приложить все свое умение, опыт и мастерство, чтобы добиться положительного результата.
Заявление зарегистрировано и направлено на обработку в ПФР — это что значит
В мае месяце, большая часть граждан подала заявления на получение единовременного пособия на детей от 3 до 16 лет в размере 10 000 рублей. Дальше остается только ожидать начисления средств, которые планируется начать с 1 июня 2020 года.
Однако многие граждане постоянно отслеживают данные по поданным заявлениям. Этапы обработки документов можно отследить через портал Госуслуги и через официальный сайт ПФР. В случае с Госуслугами статусы являются более обобщенными. В случае с ПФР, статусы расписаны более подробно. Имеется возможность распечатать выписки и ознакомиться с введенными данными.
В данный момент, наиболее часто в ПФР высвечивается такой статус: «На обработке. Заявление зарегистрировано и направлено на обработку». Далее мы расскажем, что этот статус означает и могут ли возникнуть проблемы при обработке заявления.
Статус Заявление зарегистрировано и направлено на обработку в ПФР
Что означает обработка в ПФР?
Заявление зарегистрировано и направлено на обработку — это сервисный статус, который указывает на регистрацию поданного заявления в электронной системе ПФР. В конкретный момент заявление обрабатывается (проверяется подлинность поданных данных). После успешной проверки документов, обращение гражданина будет поставлено в электронную очередь для фактического начисления пособия.
Если в процессе заполнения были допущены ошибки, либо подавалась неверная информация — обработка выявит проблему и оповестит об этом гражданина. Рекомендуется в самом статусе нажать на ссылку «Заявление» и просмотреть загруженный PDF-файл. Если вы увидите проблему — необходимо связаться с поддержкой ПФР, либо обратиться в региональное отделение пенсионного фонда.
По ссылке Заявление можно проверить поданные документы
Следует отметить, что на портале Госуслуг, данный статус отображается в другом виде — Доставлено до информационной системы ПФР.
Как долго будет висеть статус «В обработке»?
На сегодняшний день невозможно точно указать сроки обработки заявлений. О гарантированных сроках начисления пособия также говорить не приходится. Количество заявителей не просто большое — оно огромное. У большинства граждан документы уже пришли в ведомство и успешно там обрабатываются. Однако имеется процент тех, чьи документы пока не приняты системой ПФР. В таком случае в Госуслугах постоянно высвечивается статус «Отправлено в ведомство».
Если вами все документы были заполнены правильно — остается только ожидать, когда будет вынесено решение от ПФР. Электронная система ведомства сейчас явно перегружена и ожидать «ускорения» пока не приходится. В настоящее время сотрудники территориальных клиентских служб осуществляют проверку поступающих заявлений через электронные порталы. Как уверяют в пенсионном ведомстве — все заявления будут обработаны.
Регистрация и обработка заявок
Заявка используется в программе для хранения заинтересованности клиентов в товарах или услугах (лидов). Заявки либо загружаются в программу, либо вводятся вручную. Например, заявка может быть зарегистрирована менеджером при личном обращении клиента в компанию или загружена в программу при заполнении клиентом формы обратной связи на сайте компании.
Важно!
Для того, чтобы в программе появилась возможность регистрации заявок необходимо включить опцию Клиенты — Справочники и настройки — Заявки — Использовать заявки.
Источник получения заявок
Заявки регистрируются в программе по источникам получения. Например, у компании есть 2 сайта, на каждом из которых размещена форма обратной связи клиента. В таком случае каждый сайт будет являться отдельным источником заявок.
Источники получения заявок добавляются в справочник Клиенты — Справочники и настройки — Заявки — Источники получения заявок.
Для каждого источника заявки необходимо в поле Наименование указать название источника, затем выбрать ответственного “по умолчанию” за обработку заявок или указать его роль.
Также для источника заявок можно:
Настройка источника получения заявок
Регистрация новых заявок
Список заявок доступен в разделах Главное и Клиенты.
Важно!
Ручной ввод заявок доступен только пользователям с ролью Добавление изменение заявок (CRM). В программе данная роль включена в профили доступа Менеджер по продажам, Маркетолог, Руководитель отдела продаж.
В новой заявке обязательно необходимо выбрать источник получения и заполнить обязательные поля, указанные в источнике получения.
Окно ввода новой заявки
Заявка также может быть создана на основании входящего электронного письма, например, если клиент написал на личный почтовый ящик сотрудника.
Важно!
Ввод заявки на основании электронного письма доступен, только когда в настройках учетной записи электронной почты выключена опция Источник лидов.
Обработка заявок
Все зарегистрированные Заявки должны быть обработаны. Заявка должна быть либо отклонена, либо обработана (на основании заявки запущен бизнес-процесс или создан Интерес клиента).
Более подробно процесс обработки заявок описан в документе Лиды. Получение и обработка.
Автоматизация загрузки заявок
Заявки могут загружаться в программу из различных внешних источников. Настройка загрузки реализуется специалистом по внедрению программы 1С:CRM.