что делать если потерял документы на ооо
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Восстановление учредительных документов ООО
Общество с ограниченной ответственностью (далее ООО) осуществляет свою деятельность в соответствии с учредительными документами, самым главным из них является Устав. При регистрации фирмы, Устав передается в налоговый орган в 2 экземплярах, один из которых храниться в личном деле в налоговой инспекции.
Как восстановить устав ООО
Если у вас утерян Устав, то необходимо получить дубликат устава ООО, для его восстановления потребуется следующее:
Срок выдачи заверенной копии Устава составляет 5 рабочих дней.
Обратиться за потерянной копией Устава может учредитель компании, генеральный директор или 3-е лицо по нотариальной доверенности с условием получать готовые регистрационные документы.
Как восстановить свидетельство о постановке на учет ООО
Если утеряно свидетельство о постановке на учет ООО (далее ИНН) можно получить Дубликат ИНН, для этого потребуется следующее:
Срок выдачи Дубликата ИНН составляет 6 рабочих дней.
Как восстановить свидетельство о государственной регистрации ООО
С 2017 года данное свидетельство не выдают, вместо него вы получите лист записи в ЕГРЮЛ. Заказать Лист записи о внесении записи в ЕГРЮЛ можно в регистрирующем органе, в Москве это 46-я ФНС. Для получения листа записи госпошлина не оплачивается, заказать может учредитель, гендиректор или третье лицо по обычной доверенности от гендиректора, но получить через пять дней можно только лично или по нотариальной доверенности.
Восстановление учредительных документов ООО без генерального директора
Если учредительные документы украли, и вы боитесь махинаций пока вы будете их восстанавливать-обязательно обратитесь в полицию с заявление об их краже, сообщите данную информацию в свой банк, где у вашей фирмы открыт расчетный счет.
Получение дубликатов учредительных документов и свидетельств ИНН, ОГРН
Случается, что фирма теряет все учредительные документы. Иногда по собственной неосторожности, иногда из-за несчастного случая или воровства… Понятно, что организация не сможет работать без документов, а значит, их нужно восстанавливать. О том, как получить дубликаты документов в Москве, я расскажу подробнее в этой статье.
Процесс восстановления документов состоит из:
Получение дубликата свидетельства о постановке на учет (ИНН)
Получать дубликат ИНН нужно в налоговой инспекции, к которой относится юридический адрес организации. В каждой налоговой свои требования для оформления заявлений и порядки их представлений в инспекцию. Например, в ИФНС №9 подавать заявление может только генеральный директор или главный бухгалтер. Некоторые ИФНС примут заявления от физического лица по нотариальной доверенности. Получить копию свидетельства можно лично (часто это официальное требование налоговой) и по доверенности.
Необходимые документы:
В качестве причины утраты можно писать «в связи с утерей». Обычно такая формулировка устраивает налоговую.
Цена и сроки
Размер пошлины составляет 300 рублей. Копия свидетельства ИНН готовится в течение 5 рабочих дней.
Оплата пошлины должна производиться по реквизитам ИФНС №26.
Получение копии устава
Копия устава организации выдается в территориальной ИФНС. Чтобы получить этот документ, необходимо также подать заявление на предоставление копии и квитанцию об оплате. Копия устава обойдется в 200 рублей (400 рублей за срочность).
Дубликат свидетельства о государственной регистрации (ОГРН)
Получить дубликат свидетельства ОГРН можно в регистрирующем органе, который его выдавал. В Москве это МИФНС №46. Подавать заявление на выдачу дубликата должен лично руководитель компании. Если же у него нет возможности явиться в инспекцию, то можно подать заявление по письменной доверенности с печатью и подписью директора, но оно будет принято как почтовое отправление. Учтите, что в этом случае дубликат свидетельства ОГРН будет отправлен по почте на юридический адрес организации. Как показывает практика, ожидание документа по почте порой превышает месяц. Иногда письмо теряется и приходится начинать все с начала. Если же вы не заберете вовремя письмо, то оно вернется в налоговую. А это, в свою очередь, может привести к необходимости объяснять налоговикам, почему вы не получаете почту по своему адресу.
Необходимые документы:
Цена и сроки
Готовится дубликат в течение 5 рабочих дней. Если компания зарегистрирована до 01 июля 2002 года, то размер пошлины составит 200 рублей. В случае, когда компания зарегистрирована после указанной даты, то размер пошлины составит 20% от суммы, уплаченной при регистрации. То есть, если за регистрацию вы платили 2000 рублей, то пошлина за выдачу дубликата будет 400 рублей. С 22 июля 2007 года размер пошлины за регистрацию вырос до 4000 рублей, значит, пошлина за оформление дубликата ОГРН составит 800 рублей для тех фирм, которые были зарегистрированы после указанной даты. В квитанции указываются реквизиты МИФНС №46. Оплатить госпошлину можно на территории данной инспекции. Для удобства посетителей там установлен платежный терминал. Это сэкономит время, и вам не нужно думать, какие же реквизиты вписывать в квитанцию.
Выдача дубликата свидетельства о внесении изменений ГРН
В Москве выдача дубликата свидетельства ГРН осуществляется МИФНС №46. Получить дубликат можно как при личном обращении руководителя организации, так и по доверенности (заявление считается тогда почтовым отправлением, свидетельство высылается на почту по юрадресу).
Получать свидетельства ГРН необходимо, так как эти документы часто требуются для предоставления в банки. И если были утеряны все свидетельства ГРН, то, соответственно, их все придется восстанавливать. Замечу, что госпошлину необходимо оплачивать за каждое свидетельство.
Пошлина в размере 300 рублей за выдачу дубликата свидетельства ГРН оплачивается на реквизиты МИФНС №46. Готовится дубликат также в течение 5 рабочих дней.
В ближайшем времени планируется отмена Постановления Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439. В связи с этим перестанут выдавать свидетельства ГРН и их дубликаты, вместо этого будут выписки о внесении записи в ЕГРЮЛ. Процедура получения выписки не будет сильно отличаться от процедуры получения дубликата свидетельства. Размер госпошлины пока не известен, возможно, получить выписку можно будет бесплатно. При этом ранее выданные свидетельства не будут считаться недействительными.
Станут ли банки или иные организации в таком случае требовать от вас свидетельства ГРН? Может, в первое время и возникнут недопонимания, но, как утверждают сотрудники налоговых инспекций, этот вопрос быстро утрясется.
В конце хотелось бы обратить внимание на то, что в статье представлены общие рекомендации. Но у каждой налоговой есть свои особенные требования. В принципе, процедура оформления дубликатов документов не такая и сложная. В приложениях к статье вы найдете квитанции с реквизитами МИФНС №46 и ИФНС №26. Если у вас остались вопросы, то вы можете обратиться к экспертам Регфорума – они всегда помогут!
Редактор Регфорум.ру Анастасия Бычкова
Как восстановить документы
2. Как восстановить загранпаспорт?
Дубликатов загранпаспорта не выдают. Если вы потеряли документ, вам нужно просто оформить новый сроком на 5 или 10 лет.
3. Как восстановить ИНН?
Идентификационный номер налогоплательщика присваивается один раз и сохраняется на всю жизнь. Поэтому если вам нужен ваш ИНН, но вы утратили свидетельство, вы можете просто узнать свой номер ИНН с помощью сервиса Федеральной налоговой службы и использовать его. Но при желании вы можете получить дубликат свидетельства ИНН.
4. Как восстановить утраченное свидетельство со СНИЛС?
Страховое свидетельство со СНИЛС (зеленая пластиковая карточка) восстановлению или обмену не подлежит. Вместо него вы можете получить уведомление, содержащее СНИЛС (в электронной форме или на бумажном носителе). Электронное уведомление будет доступно в личном кабинете. Для получения бумажной версии обратитесь:
5. Как восстановить документы на недвижимость?
Сейчас единственный документ, подтверждающий права на недвижимость, — выписка из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН). Свидетельства о собственности на недвижимое имущество, в том числе повторные, больше не выдаются.
6. Как восстановить документы из органов ЗАГС?
7. Как восстановить трудовую книжку?
Если вы потеряли или испортили трудовую книжку, вам нужно обратиться к последнему работодателю. Дубликат трудовой книжки вам должны подготовить в течение 15 дней.
8. Как восстановить свидетельство о регистрации ИП?
С 1 января 2017 года свидетельства о регистрации ИП не выдаются. Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей ведется в электронном виде. Вы можете получить только лист записи ЕГРИП:
Предоставление сведений ЕГРИП онлайн является бесплатным. Для получения листа записи ЕГРИП на бумажном носителе необходимо будет уплатить госпошлину, а также представить следующие документы:
Подать документы можно в межрайонную инспекцию ФНС России № 46. Записаться на прием можно онлайн на сайте ФНС.
Вы также можете получить сведения из листа записи ЕГРИП, для этого документы нужно подать в центр госуслуг «Мои документы».
9. Как восстановить военный билет?
Если вы потеряли военный билет, вы обязаны в течение двух недель сообщить об этом в полицию. Там вам выдадут талон-уведомление о регистрации сообщения о происшествии.
Затем вам нужно обратиться в тот военкомат, в котором вы состоите на учете. При себе нужно иметь:
За утерю военного билета может быть назначен штраф от 500 до 3 000 рублей.
10. Как восстановить документы об образовании?
Дубликат аттестата за 9-й или 11-й класс, диплом специалиста, бакалавра или магистра нужно восстанавливать вместе с приложением. Если вы потеряли только приложение, дубликат аттестата или диплома получать не нужно.
11. Как восстановить документы на автомобиль?
Утеря первичных документов: что делать и как избежать
Случается, что компания не может предоставить документы по запросу налоговой в силу объективных обстоятельств – если документы украдены или пострадали из-за пожара. Обычно в таких ситуациях организации все равно приходится идти в суд, чтобы доказать свою добросовестность, и простого заявления о наступлении непредвиденных обстоятельств здесь не хватит. Налоговой нужны будут более весомые основания, чтобы освободить компанию от обязанности платить налоги.
Компания не представила счета-фактуры и другие первичные документы во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность. В итоге организации все равно доначислен НДС и пени в размере более 120 млн руб.
Руководство компании утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за три последних года. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя (постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.06.2008 № Ф03-А73/08-2/1272).
Что делать, если первичка утрачена из-за непредвиденных обстоятельств
Если в компании обнаружена пропажа документов, и вы подозреваете их кражу, нужно написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам.
Если в офисе или в архиве случился пожар, и документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Необходимо проверить, желательно – под надзором юристов, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе.
Компания не смогла отстоять 70 млн руб. доначислений из-за ошибки в справке МЧС о пожаре. В документе было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 01.02.2016 № Ф09-9606/15).
Обратите внимание: документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.
Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011).
Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности. Следовательно, налогоплательщику стоит заботиться о безопасном хранении скан-копий документов и контролировать их обращение (чтобы избежать утери или кражи). Полезным в этом случае будут системы контроля документов по типу «Скан-Архива» и использование электронного документооборота.
Как зафиксировать факт утраты первичного документа
После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате. Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п.
Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.
Во время проверки представители налоговой инспекции не досчитались счетов-фактур на сумму 3,5 млн руб. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию.
Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся первичные документы предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22.12.2015 по делу № А60-10762/2015).
Зачем пытаться восстановить утраченные первичные документы
Факта обращения в МВД, МЧС, дальнейшее получения справок – всего этого недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов.
Суд также будет оценивать активные действия со стороны фирмы в попытках восстановления утраченных документов. Крайне критично суд отнесется к факту, что утраченные за несколько лет документы компания даже не попыталась восстановить.
В деле АС Уральского округа от 01.02.2016 № Ф09-9606/15 суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с контрагентами по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.
Чтобы избежать проблем из-за утраты документов, после обнаружения факта утраты следует действовать так:
1. Назначить ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов.
Копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем – все это следует сохранять (и желательно, надежнее, чем хранили первичные документы до этого).
Обратите внимание: копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).
Организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении налоговых вычетов по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2012 № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 09.03.2011 № 14473/10, от 19.07.2011 № 1621/11).
Для безопасности лучше составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
3. Проверить контрагентов.
При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
4. Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
5. Заключить договор на восстановление электронных баз данных.
Этот договор вы сможете представить в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
6. Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).
Как избежать утраты первичных документов
Чтобы обезопасить себя от рисков утраты первичных документов, лучше принять комплекс мер по обеспечению контроля документооборота и хранении первичных документов.
1. Разработать систему контроля за первичными документами. Благодаря этому в случае происшествия всегда будет понятно, какие именно документы утрачены и что необходимо восстанавливать. Для ответа на запросы налоговой в электронном виде сохранятся скан-копии документов, которых будет достаточно до выездной проверки.
2. Автоматизировать документооборот и внедрить ЭДО. С электронным документооборотом утратить первичные документы почти невозможно – в зашифрованном виде все переданные через ЭДО документы хранятся на серверах операторов, и даже если вы потеряете не только бумажный архив, но и всю технику, вы все равно сможете восстановить все нужные данные.
Если вы хотите обезопасить себя от непредвиденных обстоятельств с пропажей документов, а в обычное время – держать документооборот под контролем, то вам будет полезна программа «Скан-Архив». Посмотрите на видео, какие проблемы на предприятии с крупным документооборотом она поможет решить.