что такое 1с документооборот и для чего он нужен

«1С:Документооборот 8» для бухгалтера

Автор: Юлия Каткова, руководитель консалтингового направления компании «ГЭНДАЛЬФ»

Тем бухгалтерам, которые только привыкают к электронному документообороту, рассказываем про решение «1С:Документооборот 8». Программа поможет организовать бизнес-процессы компании и контролировать работу сотрудников. А мы расскажем об одном дне бухгалтера, который уже оценил удобство этой программы.

Зачем нужен «1С:Документооборот 8»

Каждый день в организации выпускаются приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, премировании и множество других. Данные документы необходимо печатать, подписывать и потом хранить в архиве. Решение «1С:Документооборот 8» позволит автоматизировать эту сторону жизни компании, и, максимально избавившись от бумаги, перевести взаимодействие на новый – электронный – уровень.

«1С:Документооборот 8» может быть интегрирован с другими программными продуктами «1С»: «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление холдингом 8», «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Управление производственным предприятием 8». А это значит, что есть возможность организовать внутренние процессы таким образом, чтобы сформированный внутренний документ, скажем, требование-накладная из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» был перемещен в программу «1С:Документооборот 8», в которой кладовщик подпишет его с помощью электронной подписи и избавит организацию от потребности хранить бумажную версию документа.

Рабочий день с «1С:Документооборот 8»

Рассмотрим на примере рабочего дня., как решение «1С:Документооборот 8» поможет бухгалтеру, Ольга Михайловна – главный бухгалтер компании. В этой компании внедрено решение «1С:Документооборот 8» и теперь все бизнес-процессы ведутся в электронном виде.

С утра Ольга Михайловна запускает «1С:Документооборот 8» и перед ней открывается главное меню, в котором она видит задачи на день. Здесь задача от директора по подготовке управленческого отчета по прибыли за первую декаду месяца, а также давно запланированная задача по подготовке пояснения для налоговой к сданной ранее отчетности.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Из главного меню она переходит в почту, где просматривает ответы от сотрудников, а также другие входящие письма.

Составив для себя повестку дня, Ольга Михайловна планирует в календаре время на подготовку отчета для руководителя, а также время на совещание с руководителем по предоставленной ею информации. Становится понятно, что для этого понадобится привлечь других сотрудников, которым Ольга сразу направляет письмо с поручением.

Далее Ольга Михайловна открывает и просматривает список задач для своего отдела и видит, что Наталья не подготовила график дежурств на следующий месяц. Данная задача отмечена как просроченная и требует вмешательства. Поэтому Ольга Михайловна звонит Наталье и требует пояснить причины просрочки. Остальные задачи отдела выполняются сотрудниками с опережением графика и не требуют вмешательства.

Затем главный бухгалтер просматривает информацию от юридической службы и видит, что новые договоры с поставщиками согласованы, а значит, счета можно оплатить. Поэтому в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8» Ольга отправляет документы в банк.

После обеда к Ольге Михайловне приходит оповещение о запланированном совещании, поэтому она забирает подготовленный сотрудниками отчет и направляется на встречу. По итогам совещания решено премировать сотрудников отдела продаж за перевыполнение квартального плана. Данная информация содержится в протоколе собрания, который приходит в системе «1С:Документооборот 8». Поэтому Ольга Михайловна направляет своей сотруднице распоряжение и ставит задачу по выпуску приказа о премировании сотрудников и начислении данной премии в учете.

Главный бухгалтер приступает к выполнению своих задач, и каждую выполненную задачу фиксирует в программе. К концу дня Ольга Михайловна открывает программу и видит, что к ней пришел составленный приказ на ее ежегодный отпуск. Она проверяет правильность составленного документа и подписывает его электронной подписью. Прежде, чем уйти домой, Ольга Михайловна открывает и просматривает отчеты своих сотрудников – ей нужно заранее составить список задач к новому отчетному периоду, чтобы за время ее отпуска сотрудники подготовились, и вся отчетность была сдана в срок. Поэтому в программе «1С:Документооборот 8» она создает новый проект «Отчетность за 1 полугодие», где планирует задачи для своих сотрудников по подготовки первичной документации, сверке данных с контрагентами, анализу полученных данных. Все задачи назначает ответственным сотрудникам и устанавливает сроки. Затем Ольга Михайловна настраивает на своем смартфоне оповещение о сроках выполнения задач. Теперь она сразу узнает о том, что кто-то нарушает сроки.

Вот теперь можно и в отпуск!

Подобным образом «1С:Документооборот 8» может решить массу организационных задач в компании и повысить эффективность работы сотрудников.

Используя «1С:Документооборот 8», вы:

сокращаете время на принятие управленческих решений;

повышаете скорость реализации задач сотрудниками;

получаете всегда актуальную информацию для оперативного управления;

ведете учет всех поручений, по которым можете контролировать сроки выполнения;

уверены, что документы готовятся и согласовываются сотрудниками четко и в срок;

можете провести анализ деятельности организации, совершенствовать систему управления и использовать множество других функций программы.

Источник

Делопроизводство в 1С

Понятия «Делопроизводство» и «Документооборот»

Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.

Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.

Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.

Типы документов в 1С Документооборот

Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:

Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.

Входящие документы

Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.

Есть несколько источников:

Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:

В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.

Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».

Исходящие документы

Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.

Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:

В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.

Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».

Внутренние документы

Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.

Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.

Виды документа

Вид – это параметр, который влияет на:

Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:

В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Учетно-регистрационная карточка

Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:

Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.

Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

Использование дополнительных параметров

Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:

Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.

Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.

Источник

Проверяем на самих себе: как развернут и как администрируется 1С: Документооборот внутри компании 1С

Мы в фирме 1С широко используем собственные разработки для организации работы компании. В частности, «1С:Документооборот 8». Помимо управления документами (как следует из названия) это ещё и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей – почта, рабочие календари сотрудников, организация совместного доступа к ресурсам (например, бронирование переговорных), учёт рабочего времени, корпоративный форум и многое другое.

В фирме 1С документооборотом пользуется более тысячи сотрудников. База данных стала уже внушительной (11 млрд. записей), а это значит, что она требует более тщательного ухода и более мощного оборудования.

Как устроена работа нашей системы, с какими сложностями при обслуживании базы мы сталкиваемся и как их решаем (в качестве СУБД мы используем MS SQL Server) – расскажем в статье.

Для тех, кто впервые читает про продукты 1С.
1С:Документооборот — это прикладное решение (конфигурация), реализованное на базе фреймворка для разработки бизнес-приложений — платформе 1С:Предприятие.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

«1С:Документооборот 8» (сокращённо – ДО) позволяет автоматизировать работу с документами на предприятии. Один из основных инструментов взаимодействия сотрудников – электронная почта. Помимо почты ДО также решает и другие задачи:

А ещё благодаря подключенному к Документообороту другому нашему продукту – Системе взаимодействия – мы непосредственно в Документообороте получаем функциональность мессенджера – чаты, аудио и видеозвонки (включая групповые, что сейчас стало особенно актуально, в том числе и с мобильного клиента), быстрый обмен файлами плюс возможность написания чат-ботов, упрощающих работу с системой. Ещё один плюс от использования Системы Взаимодействия (по сравнению с другими мессенджерами) – возможность вести контекстные обсуждения, привязанные к конкретным объектам Документооборота – документам, мероприятиям и т.п. То есть Система взаимодействия глубоко интегрируется с целевым приложением, а не выступает просто «отдельной кнопкой».

Число писем в нашем ДО уже перевалило за 100 млн., а вообще в СУБД – более 11 млрд. записей. Суммарно система использует почти 30 Тб хранилища: объём базы – 7,5 Тб, файлы для коллективной работы лежат отдельно и занимают ещё 21 Тб.

Если говорить о более конкретных цифрах, то вот количество писем и файлов на данный момент:

На каком оборудовании мы всё это обрабатываем?

Эти цифры говорят о внушительном объёме задач, так что перед нами встала необходимость выделить под нужды внутреннего ДО довольно производительное оборудование. На текущий день его характеристики следующие: 38 ядер, 240 Гб ОЗУ, 26 Тб дисков. Приводим таблицу серверов:
что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

В будущем мы планируем наращивать мощность оборудования.

Как обстоят дела с загрузкой серверов?

Сетевая активность никогда не была проблемой ни у нас, ни у наших заказчиков. Как правило, слабое место – это процессор и диски, потому что с нехваткой памяти все уже бороться умеют. Приведём скриншоты наших серверов из Resource Monitor, на которых видно, что у нас никакой страшной нагрузки нет, она весьма скромная.

Например, на скриншоте ниже мы видим SQL-сервер, где ЦПУ загружен на 23%. И это очень хороший показатель (для сравнения: если загрузка будет приближаться к 70%, то, скорее всего, сотрудники будут наблюдать довольно существенные замедления работы).

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

На втором скриншоте показан сервер приложений, на котором работает платформа 1С:Предприятие – он обслуживает только пользовательские сеансы. Здесь нагрузка процессора несколько больше – 38%, она ровная и спокойная. Загрузка диска есть, но она приемлемая.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Третий скриншот показывает ещё один сервер 1С:Предприятия (он второй, у нас их два в кластере). Только предыдущий обслуживает пользователей, а на этом работают роботы. Например, принимают почту, маршрутизируют документы, выполняют обмен данными, считают права и т.п. Все эти фоновые активности выполняют примерно 90-100 фоновых заданий. И вот этот сервер загружен очень сильно – на 88%. Но на людях это не сказывается, и он реализует как раз всю ту автоматику, которую должен делать Документооборот.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Какие есть метрики для определения эффективности работы?

У нас в ДО встроена серьёзная подсистема замеров показателей производительности и вычислений различных метрик. Это нужно для того, чтобы и в текущий момент времени, и в исторической перспективе понимать, что в системе происходит, что становится хуже, что становится лучше. Средства мониторинга – метрики и замеры времени – входят в типовую поставку «1С:Документооборот 8». Метрики требуют настройки на внедрении, но сам механизм типовой.

Метрики – это замеры различных бизнес-показателей в те или иные моменты времени (например, среднее время доставки почты в моменте 10 минут).

Одна из метрик показывает количество активных пользователей в базе. В среднем их 1000-1400 в течение дня. На графике видно, что на момент скриншота в базе было 2144 активных пользователя.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Таких действий больше 30, список под катом.

На позапрошлой неделе у нас средняя активность пользователей увеличилась в полтора раза (на графике показана красным) – это связано с переходом большинства сотрудников на удалённую работу (в связи с известными событиями). Также число активных пользователей увеличилось в 3 раза (на скрине показаны синим), так как сотрудники стали активно пользоваться мобильными: каждый мобильный клиент создаёт подключение к серверу. Сейчас в среднем на каждого нашего сотрудника приходится 2 подключения к серверу.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Для нас, как для администраторов, это сигнал, что нужно внимательнее относиться к вопросам быстродействия, смотреть, не стало ли хуже. А смотрим мы это по другим параметрам. Например, как меняется время доставки почты по внутренней маршрутизации (на скриншоте ниже показано синим). Мы видим, что оно до этого года скакало, а сейчас стабильное – для нас это показатель, что с системой всё в порядке.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Ещё одна прикладная метрика для нас – среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера (на скриншоте показана красным). Грубо говоря, сколько будет письмо гулять по Интернету, прежде чем оно окажется у нашего сотрудника. На скриншоте видно, что это время тоже никак не изменилось за последнее время. Есть отдельные всплески – но они связаны не с задержками, а с тем, что время сбивается на почтовых серверах.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Или, например, ещё метрика (на скриншоте показана синим) – обновление писем в папке. Открытие папки писем – очень частая операция, и нужно, чтобы она выполнялась быстро. Мы замеряем, с какой скоростью она выполняется. Этот показатель измеряется для каждого клиента. Можно посмотреть как общую картину по фирме, так и динамику, например, по отдельному сотруднику. По скриншоту видно, что до этого года метрика была неуравновешенна, потом мы сделали ряд улучшений, и сейчас она не становится хуже – практически ровный график.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Метрики – это, в основном, инструмент администратора для мониторинга системы, для быстрого реагирования на какие-то изменения в поведении системы. На скриншоте – метрики внутреннего ДО за год. Скачок на графиках обусловлен тем, что перед нами поставили задачи по развитию внутреннего ДО.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Вот перечень еще некоторых метрик (под катом).

Наша система круглосуточно делает замеры более 150 показателей, но не все из них можно оперативно отслеживать. Они могут пригодиться потом, в какой-нибудь исторической перспективе, а сосредоточиться можно на самых важных для бизнеса.

На одном из внедрений было выбрано, например, только 5 показателей. Заказчик поставил перед собой цель сделать минимальный набор показателей, но в то же время такой, чтобы он покрывал основные сценарии работы. Включать в акт приёма 150 показателей было бы неоправданно, потому что даже внутри предприятия сложно согласовать, какие показатели считать приемлемыми. А про эти 5 показателей они знали и уже предъявляли их к системе до начала проекта внедрения, включив в конкурсную документацию: время открытия карточки не более 3 секунд, время исполнения задачи с файлом не больше 5 секунд и т.д. У нас в ДО как раз и были метрики, которые очень чётко отражали исходный запрос из ТЗ заказчика.

А ещё у нас есть профильный анализ замеров производительности. Показатели производительности – это фиксация длительности каждой выполняющейся операции (запись письма в базу, отправка письма на почтовый сервер и т.д.). Это используется исключительно техническими специалистами. Показателей производительности у нас в программе копится очень много. Сейчас мы измеряем примерно 1500 ключевых операций, которые разбиты по профилям.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Один из наиболее важных для нас профилей – «Список ключевых показателей почты с точки зрения потребителей». Этот профиль включает в себя, например, следующие показатели:

Как мы обслуживаем такую большую базу данных?

Наш внутренний ДО – пример реально работающего высоконагруженного проекта. Расскажем о технических особенностях его базы данных.

Сколько времени идёт реструктуризация больших таблиц базы данных?

SQL-сервер требует периодического обслуживания, наведения порядка в таблицах. По-хорошему это нужно делать минимум раз в сутки, а для высоковостребованных таблиц – ещё чаще. Но если база большая (а у нас число записей уже перевалило за 11 млрд.), то ухаживать за ней непросто.

Мы делали реструктуризацию таблиц 6 лет назад, но потом она стала занимать столько времени, что мы уже не вписывались в ночные интервалы. А так как эти операции сильно нагружают SQL-сервер, он не может качественно обслуживать других пользователей.

Поэтому сейчас нам приходится применять различные ухищрения. Например, мы не можем выполнять эти процедуры на полных наборах данных. Приходится прибегать к процедуре Update Sample 500000 rows – это занимает 14 минут. Она выполняет обновление статистики не по всем данным таблицы, а отбирает полмиллиона строк, и по ним рассчитывает статистику, которую использует для всей таблицы. Это некоторое допущение, но мы вынуждены на него идти, потому что для конкретной таблицы сбор статистики по всему миллиарду записей будет выполнятся неприемлемо долгое время.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен
Другие операции обслуживания мы тоже оптимизировали, сделав их частичными.

Обслуживание СУБД – это вообще сложная задача. В случае активного взаимодействия сотрудников, база быстро разрастается, администраторам становится всё тяжелее обслуживать её – делать обновления статистики, дефрагментацию, индексацию. Здесь надо применять разные стратегии, мы хорошо знаем, как это делать, у нас есть опыт, мы можем им делиться.

Как реализован бэкап при таких объёмах?

Полный бэкап СУБД производится раз в день ночью, инкрементальный – каждый час. Также каждый день создаётся каталог файлов, и он является порцией инкрементального бэкапа файлового хранилища.

Сколько времени выполняется полный бэкап?

На жёсткий диск полный бэкап выполняется за три часа, частичный – за час. На ленту пишется дольше (спецустройство, которое делает резервную копию на специальную кассету, хранящуюся вне офиса; на ленту делают отчуждаемую копию, которая сохранится, если, например, серверная сгорит). Бэкап делается ровно на том же сервере, параметры которого были выше – SQL-сервер с 20% загрузки процессора. На момент бэкапа, конечно же, системе становится значительно хуже, но она всё равно работоспособна.

что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Смотреть картинку что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Картинка про что такое 1с документооборот и для чего он нужен. Фото что такое 1с документооборот и для чего он нужен

Есть ли дедупликация?

Дедупликация файлов есть, обкатываем её на себе, и скоро она войдёт в новую версию Документооборота. Также обкатываем на себе механизм дедупликации контрагентов. Дедупликации записей на уровне СУБД нет, так как в этом нет необходимости. Платформа 1С:Предприятие хранит в СУБД объекты, и только платформа может отвечать за их согласованность.

Есть ноды только для чтения?

Нод для чтения (выделенные узлы системы, которые обслуживают тех, кому надо получать какие-либо данные на чтение) нет. ДО – не учётная система, чтобы сажать на отдельную ноду BI, но есть отдельная нода для отдела разработки, обмен с которой идёт сообщениями в формате JSON, а типичное время репликации – это единицы и десятки секунд. Нода пока маленькая, в ней порядка 800 млн записей, но она быстро растёт.

А помеченные на удаление письма совсем не удаляются?

Пока нет. Задачи облегчить базу у нас нет. Было несколько довольно серьёзных случаев, когда приходилось обращаться к помеченным на удаление письмам, в том числе и 2009 года. Поэтому пока решили хранить всё. А вот когда стоимость этого станет неоправданной, будем думать про удаление. Но, если нужно какое-то отдельное письмо удалить из базы с концами, чтобы не было никаких следов, то такое можно сделать по спецзапросу.

А зачем это хранить? Есть статистика обращений к старым документам?

Именно статистики нет. Точнее, она есть в виде протокола работы пользователей, но он хранится недолго. Записи старее года стираются из протокола.

Ситуации, когда надо было поднять старую переписку пятилетней и даже десятилетней давности, были. И это всегда делалось не из праздного любопытства, а для принятия сложных бизнес-решений. Был случай, когда без истории переписки было бы принято неправильное бизнес-решение.

Как проводится экспертиза ценности и уничтожение документов согласно срокам хранения?

Для бумажных документов это делается обычным традиционным способом, как и у всех. Для электронных не делаем – пусть себе хранятся. Место есть. Польза есть. Всем хорошо.

Какие перспективы развития есть?

Сейчас наш ДО решает примерно 30 внутренних задач, часть которых мы перечисляли в начале статьи. Также ДО используется для подготовки конференций, которые мы дважды в год проводим для наших партнёров: вся программа, все доклады, все параллельные секции, залы – всё это верстается в ДО, а потом выгружается из него, и делается печатная программа.

На подходе для ДО ещё несколько задач, помимо тех, что он уже решает. Есть общефирменные задачи, а есть уникальные и редкие, нужные только какому-то конкретному подразделению. Необходимо им помогать, а значит, расширять «географию» использования системы внутри 1С – расширять область применения, решать задачи всех подразделений. Это стало бы лучшим тестом на производительность и надёжность. Хотелось бы увидеть работу системы на триллионах записей, петабайтах информации.

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *