что значит оптимизация процессов
Оптимизация бизнес-процессов: методы, инструменты, пошаговое руководство с примерами
Любая коммерческая компания нацелена на прибыль. А ее объем всегда зависит от качества услуг, скорости их исполнения, размера клиентской базы, производительности. На любом этапе развития проекта может возникнуть вынужденная стагнация. И даже если остановки не совершилось, существуют переломные моменты, когда всю деятельность необходимо немного модернизировать, изменять некоторые аспекты. Тогда прибыль будет расти скачкообразно. Появятся новые горизонты и реальные возможности их освоения, возрастут ресурсы. Именно эту процедуру усовершенствования мы и разберем в данном обзоре. Взглянем, на оптимизацию бизнес-процессов компании – что это такое, какие существуют методики и правила, нюансы, для чего необходима эта операция, как ее исполнить с примерами и детальным руководством.
Определение
Начнем с азов. Любое одно действие или целый комплекс, совершаемых предприятием и является данным бизнес-процессом. Суть заключается в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товара на точке, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие пласты – изучение рынка, реализация продукции в определенной географической локации. В любом случае порядок действий можно оптимизировать, улучшать. Технология на предприятии зачастую несовершенная, всегда найдутся более рентабельные пути.
Для чего нужно оптимизировать
Стоит помнить, что модернизация – это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение – это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.
Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации – это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.
Как оптимизировать рабочий процесс: полезные советы и лайфхаки
Оптимизация рабочего процесса
Оптимизация рабочего процесса или рабочего времени может быть достигнута разными путями. Для удобства мы разделили пути достижения на 2 части:
методики, которые потребуют от вас каких-то усилий, но позволят сэкономить больше времени и энергии;
лайфхаки, которые займут у вас немного времени.
Оптимизация рабочего процесса: методики
«FocusWill». Эта методика подходит для тех, кто может работать не в тишине. Суть ее сводится к тому, что нужно правильно подобрать фоновую музыку для вашей работы. Музыка не должна быть навязчивой и отвлекать вас от работы, а н аоборот, должна расслаблять вас и приносить вам новые идеи. Для те х к то не может самостоятельно подобрать себе музыкальный фон, в сети есть множество специализированных сервисов, которые сделают это за вас.
Оптимизация рабочего времени: небольшие лайфхаки
Не смотрите телевизор — лучше потратьте это время на что-то полезное.
Не нужно стремиться к идеалу, когда выполняете второстепенные дела.
Когда переписываетесь с коллегами или по e-mail, то пишите только по существу и максимально коротко.
Если много печатаете, то учитесь печатать вслепую, так как это увеличивает скорость печати.
Планируйте свой день.
Составьте список дел на тот случай, когда от основной работы вам захочется прокрастинировать.
Н еобходимо планировать даже свободное время.
Вносите в свою жизнь спорт — это источник дополнительной энергии.
Следите за питанием — чем хуже питание, тем меньше энергии.
Кофе пить нужно в меру, когда необходимо сосредоточит ь ся. Если его пить много, то оно перестает помогать.
Старайтесь высыпаться — во сне человеческие ресурсы восстанавливаются.
Алкоголь еще никому не помогал в долгосрочной перспективе.
Если есть возможность, то поспите немного днем.
Найдите свой способ для снятия стресса: музыка, спорт, книга, медитация, массаж.
В любой работе делайте перерывы, чтобы отвлечься и отдохнуть.
Помимо долгосрочных целей, ставьте небольшие и достижимые, чтобы получать удовлетворение от их достижения.
Не нужно бездумно сидеть в интернете, придавая этому действию осознанность.
Не забывайте поощрять себя за различные достижения.
Заключение
Мы будем очень благодарны
если под понравившемся материалом Вы нажмёте одну из кнопок социальных сетей и поделитесь с друзьями.
Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов
Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.
Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать
Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.
Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.
Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:
Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.
Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.
Ошибки при создании бизнес-процессов
При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:
С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.
Категории бизнес-процессов
Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:
Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.
Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.
Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.
При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.
Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.
Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес
Правила описания процессов
Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:
Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.
Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.
Точки контроля на каждом этапе
Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.
Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.
Примеры оптимизации бизнес-процессов
Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.
В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.
Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.
Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.
Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.
Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.
Оптимизация бизнес-процессов
Что такое оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация целесообразна в следующих обстоятельствах:
при неудовлетворительном качестве продукции;
при отсутствии четко обозначенных границ ответственности;
при слабой координации работы отделов;
при несоответствии уровня производительности численности штата.
Необходимость в оптимизации также возникает при снижении рентабельности бизнеса на фоне падения темпов роста экономики или спроса, и в случае поиска дополнительных источников для роста компании.
Управление оптимизацией бизнес-процессов
Управление оптимизацией бизнес-процессов осуществляется в соответствии с принципами:
«чистки рыбы с хвоста». Правильные процедуры оптимизации всегда начинаются с изучения базовых элементов и отдельных операций в бизнес-процессах;
расчета вероятностей «проседания» каких-либо потоков и соотношения вреда и пользы по результатам изменений при оптимизации отдельного процесса. Данный принцип предусматривает гибкость процессов оптимизации, то есть сглаживание отрицательных результатов;
обеспечения информационной поддержки сотрудников и разъяснения преимущества внедряемых новшеств. Конечной целью оптимизации является не сокращение числа рабочих мест, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса.
Для оценки необходимости улучшения бизнес-процессов применяется ряд критериев, к которым относятся качество конечного продукта и промежуточных операций, целесообразность действий работников, компактность и скоординированность отдельных частей бизнес-модели и эффективность управления процессами.
Оптимизация имеет «эволюционный» характер и применяется столько раз, сколько это необходимо для компании.
Методы и способы оптимизации бизнес-процессов
К наиболее популярным методам оптимизации бизнес-процессов компании относятся:
Более подробно узнать о методиках, принципах и особенностях оптимизации бизнес-процессов можно узнать в рамках курсов по программе MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.
Как оптимизация бизнес-процессов влияет на работу компании?
Прежде чем говорить о том, что такое оптимизация бизнес-процессов, давайте уточним, какие аспекты деятельности предприятия вообще можно отнести к данной категории. Более того, многие авторы используют этот термин без пояснений, как интуитивно понятный, хотя сами зачастую не слишком хорошо его понимают и заменяют альтернативными терминами вроде «бизнес-сущности».
Итак, бизнес-процессом можно назвать регламентированную последовательность действий нескольких сотрудников, направленную на получение определённого результата, имеющего ценность для заказчика процесса (под заказчиком мы понимаем не только клиентуру, но и того сотрудника, который «принимает эстафету» дальнейшей работы с продуктами процесса). Мы говорим именно о нескольких сотрудниках, потому что действия работника всегда хотя бы косвенно связаны с результатами труда других участников процесса: продавец взаимодействует с поставщиками; штукатур — с каменщиками и т. п. Участие людей является обязательным признаком бизнес-процесса, поскольку полностью автоматизированная последовательность действий переходит в другую категорию процессов — технологических.
Следовательно, оптимизация бизнес-процессов компании (Business Process Optimization) — это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации.
В чём могут выражаться усовершенствования, какими методами они достигаются, расскажем в этой статье.
Наглядный пример оптимизации бизнес-процесса
Изучение бизнес-процесса специалистами-аналитиками позволило вдвое сократить время бизнес-процесса и на треть уменьшить использование бумажной документации:
Подобным же образом преобразовывают и более сложные, объёмные процессы. Например, в одном из своих интервью В. Василевский, эксперт по созданию онлайн-школ, рассказывает о создании рекрутинговой автоворонки, существенно экономящей время, которое компании приходится затрачивать на подбор персонала. Прочитать об этом инструменте можно здесь.
Когда нужно проводить улучшение бизнес-процессов
Для некоторых предприятий оптимизация может оказаться весьма затратным мероприятием, поэтому, прежде чем принимать подобное решение, следует изучить ключевые точки деятельности компании.
Оптимизация целесообразна в следующих обстоятельствах:
Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство
Оптимизацию следует отличать от реинжиниринга бизнес-процессов. Реинжиниринг — это однократная революционная методика кардинального изменения деятельности организации, тогда как оптимизация носит эволюционный характер и применяется по мере необходимости и столько раз, сколько это понадобится.
Описание бизнес-процессов
Прежде чем преобразовывать какие-либо процессы, их нужно описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Описание выражается в графическом и текстовом виде.
Как создать информативную модель бизнес-процесса? Профессионалы могут рассказать о критериях, методах и даже специальных языках описания, таких как нотация BPMN, которая считается одним из лучших языков моделирования и существенно упрощает работу проектировщиков.
Однако здесь мы рассмотрим основной алгоритм создания полной и понятной схемы.
Если полученная схема бизнес-процесса понятна даже несведущему в вашем бизнесе человеку, значит, работа по описанию процессов выполнена правильно.
Критерии оценки потребности в оптимизации
Имея в своём распоряжении наглядные схемы, мы можем оценить оптимальность бизнес-процессов и сделать выводы о необходимости их улучшения.
В свою очередь, параметры, по которым проводится оценка бизнес-процессов, тоже следует проанализировать. Так, качество конечного продукта проверяется через отзывы клиентов (рекламации). Промежуточные результаты оцениваются по уровню удобства выполнения следующей процедуры.
Эффективность управления бизнес-процессом оценивается с помощью системы качественных и количественных коэффициентов:
Принципы оптимизации
Методология и эффективные приёмы оптимизации
С чего начать оптимизацию бизнеса? При выборе комплекса методов оптимизации необходимо учитывать параметры, влияющие на целесообразность тех или иных мероприятий:
Основные методы улучшения бизнес-процессов
В зависимости от характера выявленных проблем на конкретном предприятии может применяться индивидуальный комплекс методик:
Способы оптимизации БП
Основные приёмы рационализации бизнес-процессов давно известны и с успехом применяются на предприятиях с различной спецификой производства.
Распространённые ошибки оптимизации
Одна из типичных ошибок оптимизации бизнес-процессов в организации — концентрация на психологически значимых, но объективно несущественных элементах деятельности. В результате степень решения проблем получается очень слабой, а зачастую и уходит в минус. Рассмотрим такую ситуацию. При обсуждении срыва сроков доставки менеджер утверждает, что строго придерживался регламента. Соответственно, руководство начинает модернизировать инструкции. Однако менеджер — не специалист-аналитик, он не может изучить начало и конец процесса, дать оценку работе смежных служб. Если бы эта работа была проделана, могло бы выясниться, что менять нужно не регламент, а, допустим, процесс «продажи».
Другой недочёт внедрения изменений — интуитивная реорганизация процессов. Источники, по которым можно было бы изучить технологию оптимизации, часто написаны сложным, профессиональным языком и изобилуют непонятными формулами. Подобные «руководства» сложно применить к конкретной производственной обстановке.
И, наконец, самая частая ошибка, которая прослеживается практически в каждой организации, — личное участие высшего руководства в оптимизации. Не являясь специалистами в той или иной области, собственники и топ-менеджеры редко могут действительно грамотно рассчитать объёмы и характер необходимых изменений. Кроме того, они тратят на решение этих проблем своё время, которое могло бы быть использовано для реализации стратегических задач.
Внедрение рекомендаций по оптимизационным мероприятиям
В зависимости от масштаба эти работы могут занимать от шести-восьми недель и более.
На практике последовательность действий выглядит приблизительно так:
Работу можно считать оконченной, когда контролирующий орган отметит повышение эффективности деятельности (достижение запланированных показателей) на данном участке.
Заключение
Оптимизация бизнес-процессов — это сложная, многоплановая задача: невозможно за один приём выделить и проанализировать каждый из процессов предприятия, это кропотливый труд. Поэтому, приступая к внедрению новых, оптимизированных технологий, помимо описания целей и задач желательно установить конкретные временные рамки для проведения запланированных работ. Кроме того, необходимо позаботиться об обеспечении лояльности коллектива, для чего необходимо заблаговременно проводить с сотрудниками разъяснительную работу. Не следует забывать, что человеческие ресурсы являются основной ценностью компании и значимым фактором её успешности. Сознательное или бессознательное саботирование мероприятий по оптимизации может свести к нулю все усилия специалистов и высшего руководства организации.