что значит утверждено грифом
Что значит утверждено грифом
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Технический директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись К.В. Воробьев
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
решением общего собрания
акционеров от 10.05.2009 № 5
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Страницы
06 августа, 2014
Как оформить правильно утверждение документа
Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.
В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Способы утверждения документа:
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.
Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.
При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75
УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35
Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
Что значит утверждено грифом
12. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю (рекомендовано для оформления грифа утверждения должностным лицом или коллегиальным органом) или располагаются по центру относительно самой длинной строки (рекомендовано для оформления грифа утверждения распорядительным документом).
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
и высшего образования
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
приказом Министерства науки
и высшего образования
от 18 сентября 2018 г. N 300
приказом Министерства науки
и высшего образования
от 18 сентября 2018 г. N 301
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Смотреть что такое «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА» в других словарях:
Гриф утверждения документа — 53 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… … Официальная терминология
гриф утверждения — Надпись, утверждающая издание в качестве нормативного или учебного и помещаемая на титульном листе перед заглавием или после него. [ГОСТ Р 7.0.3 2006] гриф утверждения реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер… … Справочник технического переводчика
гриф утверждения — 3.1.5.15 гриф утверждения: Надпись, утверждающая издание в качестве нормативного или учебного и помещаемая на титульном листе перед заглавием или после него. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
УГЛОВОЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: наименование структурного подразделения – автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Реквизиты — Реквизиты совокупность постоянных элементов содержания документа. Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно… … Википедия
МЕЖСТРОЧНЫЕ ИНТЕРВАЛЫ (ИНТЕРЛИНЬЯЖ), ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ — – это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указывается в межстрочных интервалах или в пунктах: 1) одинарный интервал – 12 пт; 2) полуторный интервал – 18 пт;… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Организационно-распорядительная документация — (ОРД) комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели организации, а также права и обязанности работников и руководителей. Содержание 1 Виды ОРД 2 Составление 3 … Википедия
ГОСТ Р 7.0.3-2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 7.0.3 2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения оригинал документа: 3.1.5.19 авторский знак: Условное буквенно цифровое обозначение фамилии… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие: